Manajemen Waktu Jadi Lebih Efisien, Inilah 10 Teknik Time Management yang Kamu Wajib Tahu!

Manajemen waktu adalah sesuatu yang harus bisa dilakukan semua orang. Meski begitu, pada kenyataannya nggak semua orang bisa mengelola waktunya dengan baik. Padahal manajemen waktu nggak cuma soal menjalani hidup yang teratur dan menyelesaikan pekerjaanmu tepat waktu. 

Manajemen waktu yang baik merupakan salah satu kunci menjaga kesehatan. Apakah kamu sering begadang atau telat makan gara-gara sibuk mengejar deadline? Pola hidup yang berantakan dapat membawa dampak buruk terhadap kesehatanmu, nggak cuma fisik tetapi juga mental. Misalnya, kamu jadi mudah lelah, cemas, atau marah karena kurang tidur dan makan nggak teratur.

Pola hidup yang teratur dan sehat tentu dapat meningkatkan daya konsentrasi. Kamu jadi lebih fokus ketika beraktivitas dan bisa menyelesaikan pekerjaanmu dengan cekatan, serta hasil yang optimal. Selain itu, seseorang yang bisa mengelola waktu dengan baik umumnya memiliki tingkat produktivitas yang lebih tinggi. Ya, produktivitas nggak hanya diukur dari seberapa sibuk atau seberapa banyak pekerjaanmu. Kamu bisa disebut produktif apabila memanfaatkan waktu dan energimu sebaik mungkin untuk mencapai hasil tertentu. 

Baca juga: Ujian Anti-Stres dengan 7 Metode Belajar Efektif di Bawah Ini

Manajemen waktu bisa memberikan kamu work-life balance. Pernah nggak, sih melihat orang yang kelihatannya sibuk banget, tapi selalu punya waktu untuk nongkrong atau healing? Hal itu bisa kamu capai jika kamu mengelola waktumu dengan baik. Hidupmu menjadi lebih tertata, dan kamu bisa mengalokasikan waktu luangmu untuk bersantai atau berkumpul dengan orang-orang terdekat. 

“Aku udah sering nyobain berbagai tips manajemen waktu, tapi semuanya gagal! Jangan-jangan tipsnya bodong, tuh!” Hmm… apakah itu yang kamu rasakan saat ini, girls? Apakah benar selama ini kamu cuma mempraktikkan tips yang nggak ada manfaatnya? Atau mungkin kamu belum menemukan tips yang efektif?

Jangan menyerah dulu, girls! Di bawah ini sudah ada beberapa metode manajemen waktu yang dijamin efektif untuk mencapai work-life balance. Apa saja, ya kira-kira? Check it out!

Baca juga: Rekomendasi Buku Self Help dari Member “SEVENTEEN”

Pareto Analysis

Teknik manajemen waktu yang nggak kalah populer adalah Analisis Pareto yang dikembangkan oleh ahli ekonomi asal Italia, Vilfredo Pareto. Teknik ini dikenal juga dengan nama “the 80/20 rule”. Konsep dasar Analisis Pareto adalah 20% tindakanmu berdampak pada 80% hasil kerjamu. Berikut adalah cara mempraktikkannya:

• Buat daftar permasalahan yang kamu hadapi saat ini. Misalnya, IPK turun, sering begadang karena mengejar deadline, sering terlambat berangkat ke kantor, dan sebagainya.
• Identifikasi akar dari masing-masing permasalahan tersebut. Contohnya, kamu jadi sering begadang karena sibuk scrolling media sosial saat kamu seharusnya mengerjakan tugas.
• Beri nilai untuk masing-masing masalah. Semakin tinggi nilainya maka semakin penting masalah tersebut untuk mendapat perhatian.
• Kelompokkan masalah sesuai dengan penyebabnya. 
• Jumlahkan nilai dari masing-masing kelompok. Kelompok dengan nilai tertinggi adalah kelompok masalah yang harus kamu selesaikan terlebih dulu.

Buat kamu yang sering bertanya-tanya kenapa masih sering mengalami masalah yang sama, Analisis Pareto ini sangat cocok untukmu. Sebab, kamu perlu mencari akar dari permasalahanmu sebelum menemukan solusinya. Kalau kamu nggak tahu penyebabnya, kemungkinan kamu akan terus mengulang kesalahan yang sama. Analisis Pareto bisa kamu kombinasikan dengan metode manajemen waktu lainnya yang menurutmu paling solutif terhadap masalah yang kamu hadapi.

Pomodoro Technique

Teknik yang satu ini pasti sudah sangat familiar buatmu. Pomodoro merupakan sebuah teknik manajemen waktu yang diciptakan oleh penulis sekaligus pebisnis, Francesco Cirillo. Kata “pomodoro” sendiri berasal dari Bahasa Italia yang berarti tomat. Teknik ini dinamai demikian karena terinspirasi dari timer berbentuk tomat yang digunakan oleh Cirillo.

Berikut adalah cara mempraktikkan Teknik Pomodoro:

• Tentukan satu tugas atau pekerjaan yang harus kamu selesaikan.
• Atur timer selama 25 menit dan mulailah mengerjakan tugasmu.
• Setelah 25 menit berlalu, rehatlah sejenak selama 3-5 menit. Gunakan waktu tersebut untuk minum, makan snack, atau meregangkan badan.
• Ulangi tahapan di atas sebanyak 4 kali. Jika sudah, kamu bisa mengambil waktu istirahat yang lebih panjang, yaitu 20-30 menit.

Teknik Pomodoro menekankan pentingnya istirahat di sela-sela kesibukanmu. Bekerja terlalu keras tanpa istirahat sama sekali justru mengurangi produktivitasmu. Sebab, kamu nggak memberi kesempatan pada otakmu untuk recharging atau refreshing. Teknik Pomodoro cocok banget buat kamu yang sering merasa burnout akibat tugas kuliah atau pekerjaan di kantor. 

Ivy Lee Method

Kerjaan numpuk tapi bingung harus mulai dari mana? Kamu bisa pakai metode yang satu ini! Metode Ivy Lee dirancang untuk manajemen waktu harian bagi kamu yang punya lebih dari satu tugas untuk dikerjakan. Cara mempraktikkannya adalah sebagai berikut:

• Tentukan pekerjaan yang harus kamu selesaikan dalam sehari. Usahakan jumlahnya nggak lebih dari 6.
• Urutkan pekerjaan-pekerjaan tersebut sesuai dengan skala prioritasnya. Mana yang harus kamu selesaikan duluan? Atau mana yang paling mudah dan cepat untuk diselesaikan?
• Mulailah mengerjakan pekerjaanmu sesuai dengan skala prioritas yang sudah kamu buat. Jangan memulai pekerjaan baru selama apa yang sedang kamu lakukan belum selesai.
• Apabila masih ada pekerjaan yang belum selesai sampai hari ini berakhir, pindahkanlah jadwalnya ke to-do list untuk esok hari. 

Metode Ivy Lee nggak cuma mengajari kamu mengatur skala prioritas. Kamu juga diajak untuk memiliki pola hidup yang teratur. Jika ada pekerjaan yang nggak selesai hari ini, kamu nggak perlu memaksakan diri untuk begadang demi menyelesaikannya. Cukup pindahkan jadwalnya ke agendamu di hari selanjutnya. Metode Ivy Lee direkomendasikan bagimu yang pengen belajar mengelola waktu, sekaligus memperbaiki gaya hidup.

Eisenhower Matrix

Sesuai namanya, tips manajemen waktu ini diciptakan oleh Presiden Amerika Serikat yang ke-34, Dwight D. Eisenhower. Ia menciptakan matriks ini saat masih menjadi anggota pasukan militer AS dalam Perang Dunia II. Cara mempraktikkan Matriks Eisenhower, yaitu:

• Gambar sebuah persegi besar di selembar kertas, kemudian bagi rata menjadi 4 persegi yang lebih kecil.
• Tulis “mendesak” dan “tidak mendesak” di atas masing-masing persegi yang ada di atas, serta “penting” dan “tidak penting” di samping dua persegi yang ada di sisi kiri. 
• Kiri atas dinamai sebagai “DO”, yaitu kuadran yang berisi tugas-tugas yang paling mendesak dan penting untuk kamu kerjakan. 
• Kanan atas dinamai sebagai “DECIDE”, yaitu kuadran yang berisi tugas-tugas penting, tetapi nggak mendesak. 
• Kiri bawah dinamai sebagai “DELEGATE”, yaitu kuadran yang berisi tugas-tugas yang mendesak, tetapi kurang penting.
• Kanan bawah dinamai sebagai “DELETE”, yaitu kuadran yang berisi tugas-tugas yang nggak penting ataupun mendesak.
• Lakukanlah pekerjaanmu sesuai dengan isi matriks tersebut, dimulai dari kuadran “DO”.

Matriks Eisenhower dinilai efektif membantumu menentukan skala prioritas. Kamu bisa dengan mudah mengidentifikasi mana yang harus kamu dahulukan, dan mana yang bisa kamu tunda atau bahkan nggak perlu sama sekali. Matriks ini cocok banget buat kamu yang menduduki posisi leadership di tempat kerjamu, karena biasanya kamu memiliki segudang aktivitas untuk dilakukan setiap harinya. 

Selain itu, Matriks Eisenhower juga bisa dipakai untuk menentukan skala prioritas kebutuhan. Cocok banget, nih buat kamu yang sering kalap ketika jajan atau belanja di e-commerce.

Pickle Jar Theory

Hampir sama dengan Matriks Eisenhower, teori ini bisa membantumu memilah mana yang harus kamu lakukan dan mana yang nggak perlu. Namanya adalah Teori Toples Acar. Apakah kamu perlu beneran menyiapkan setoples acar? Tentu saja nggak, dong! Berikut adalah cara mempraktikkan Teori Toples Acar:

• Bayangkan ada sebuah toples kosong di hadapanmu. Kamu bisa melakukan visualisasi dengan menggambarnya di kertas. 
• Toples tersebut diisi pasir, kerikil, dan bebatuan hingga penuh. 
• Pasir menggambarkan hal-hal yang nggak penting-penting amat, tapi seringkali bisa jadi distraksi dan bikin kamu nggak produktif. Misalnya, scrolling TikTok, baca AU di Twitter, atau ngerumpi sama temen via telepon. 
• Kerikil menggambarkan hal-hal yang penting, tapi pengerjaannya bisa kamu tunda di lain waktu, atau bahkan dikerjakan oleh orang lain. Misalnya, kamu perlu belanja bulanan, tapi saat ini kamu masih punya bahan makanan yang cukup hingga dua hari ke depan. Jadi, agenda belanja bulananmu bisa ditunda sampai lusa.
• Bebatuan menggambarkan hal-hal yang penting dan mendesak, sehingga harus segera kamu kerjakan saat itu juga. Misalnya, bikin materi presentasi, meeting dengan klien, menyusun laporan untuk atasan, dan sebagainya.
• Kamu bisa menambahkan estimasi waktu untuk menyelesaikan masing-masing tugasmu. Selain itu, buatlah batasan waktu bekerja dalam sehari. Hal ini penting agar kamu nggak keterusan memforsir diri sampai bikin pola hidupmu berantakan.

Teori Toples Acar ini efektif banget buat kamu yang sering nggak produktif karena gampang ke-distract oleh hal-hal yang kurang penting atau mendesak. Kamu bisa lebih fokus dalam menyelesaikan tugas-tugasmu, dan mengalokasikan waktu luang dengan lebih baik. Teori ini direkomendasikan buat kamu yang sering susah fokus ketika melakukan sesuatu.

Eat That Frog Technique

Duh, teknik yang ini namanya agak-agak nyentrik, ya. Apa ngelakuinnya harus sambil makan kodok beneran? Tenang, girls, nama teknik ini cuma terinspirasi dari ungkapan penulis terkenal, Mark Twain: “Eat a live frog the first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.” Artinya, lakukanlah pekerjaan yang paling berat terlebih dahulu, supaya kamu bisa bersantai kemudian. Ya, kurang-lebih sama dengan pepatah lama orang Indonesia: “Berakit-rakit ke hulu, berenang-renang ke tepian.”

Lalu, gimana caranya mempraktikkan Teknik Eat That Frog yang satu ini?

• Tentukan sebuah goal yang harus atau sangat ingin kamu capai. Tulis di selembar kertas, dan tentukan deadline untuk mencapai goal tersebut.
• Buat daftar hal-hal yang harus kamu lakukan untuk mencapai goal itu. 
• Urutkan daftar tersebut sesuai dengan skala prioritasnya. Seperti kata Mark Twain, urutkan mulai dari yang paling berat atau susah untuk dilakukan.
• Kerjakan sesuai dengan skala prioritas yang sudah kamu buat.

Teknik Eat That Frog ini cocok banget buat kamu yang punya kebiasaan menunda-nunda pekerjaan. Kadang kamu menunda pekerjaan karena tahu hal itu sulit dilakukan atau memakan waktu serta energi. Akibatnya, kamu keburu males duluan dan kehilangan motivasi. Selain itu, teknik ini juga bisa diaplikasikan ke goal jangka panjang yang kamu punya. 

Parkinson’s Law

“Sebenernya aku, tuh bukannya males. Tapi, entah kenapa semangat kerjaku baru muncul kalau udah mepet sama deadline.” Sering merasa seperti itu, girls? Hmm… gimana kalau kamu memanfaatkan jiwa deadliner-mu ini untuk bekerja secara lebih efektif?

Sejarawan asal Britania Raya, Cyril Northcote Parkinson menyatakan bahwa sesuatu bisa dikerjakan secara efektif dalam waktu yang singkat. Pernyataannya ini kemudian disebut sebagai Hukum Parkinson. Konsepnya adalah daripada bekerja dengan buru-buru karena dikejar deadline, lebih baik kamu mempersingkat waktu pengerjaan sebuah tugas. Berikut adalah cara mempraktikkan Parkinson Law:

• Tentukan deadline sesingkat mungkin dalam mengerjakan sesuatu. Misalnya, mengerjakan tugas kuliah sebelum laptopmu mati karena kehabisan baterai. Aturan utamanya adalah kamu sama sekali nggak boleh menggunakan charger. Jika laptopmu mati, berarti kamu nggak bisa melanjutkan pekerjaanmu. 
• Batasi waktu untuk mengerjakan tugas-tugas yang sama. Misalnya, setiap pagi kamu hanya boleh menghabiskan 15 menit untuk membalas email. Atau setiap kali membuat materi presentasi, kamu hanya boleh menghabiskan waktu selama 1 jam. 
• Buat batasan waktu untuk menyelesaikan tugas dalam sehari. Misalnya, kamu hanya bisa bekerja maksimal sebelum jam 9 malam. Di atas jam 9 malam, kamu nggak boleh menyentuh pekerjaanmu sama sekali.

Seperti yang sudah disebutkan, Hukum Parkinson ini cocok buat kaum deadliner sepertimu yang merasa termotivasi oleh deadline yang mepet. Hukum Parkinson dapat membantumu jadi lebih disiplin serta menghargai waktu. Jadi, kamu bisa mengerjakan sesuatu dalam waktu sesingkat mungkin, tetapi mendapatkan hasil yang seoptimal mungkin.

Time Blocking Method

Metode manajemen waktu ini kerap digunakan oleh Elon Musk. Menurut Musk, metode time blocking sangat efektif dalam meningkatkan produktivitas dan performa kerja. Berikut adalah cara mempraktikkan metode ini:

• Bagi selembar kertas menjadi dua kolom besar. 
• Pada kolom kiri, tulislah setiap jam dalam satu hari. Buatlah blok waktu sebanyak 30-60 menit dari masing-masing jam. 
• Buat estimasi waktu untuk menyelesaikan masing-masing pekerjaan yang kamu punya dalam satu hari. Tulis di kolom kanan, di samping blok waktu yang sudah kamu buat.
• Beri jeda waktu antara tiap blok waktu untuk istirahat dan mempersiapkan diri sebelum mulai mengerjakan hal baru.

Metode time blocking ini sangat direkomendasikan untuk kamu yang ingin memperbaiki rutinitas sehari-hari, sehingga menjadi lebih teratur. Jika pola hidupmu sudah teratur, maka produktivitasmu akan meningkat dengan sendirinya. Metode ini cocok buat kamu yang punya banyak kesibukan. Misalnya, mahasiswa yang kerja part-time, working mother, atau pegawai yang juga menjalankan side hustle.

Getting Things Done Method

Metode ini diciptakan oleh konsultan asal Amerika Serikat, David Allen. Pada tahun 2001, ia memperkenalkan metode ini melalui bukunya yang berjudul “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”. Selanjutnya, metode ini lebih familiar disebut sebagai Getting Things Done (GTD). Cara mempraktikkannya relatif sederhana, yaitu:

• Buat daftar tugas yang berkaitan dengan kehidupan pribadi, pendidikan, atau pekerjaanmu. 
• Identifikasi masing-masing tugas, apakah kamu bisa melakukan suatu tindakan untuk menyelesaikannya? Jika tidak, maka abaikan saja. Jika iya, lakukan atau jadwalkan untuk dikerjakan dalam waktu dekat.
• Atur tugas-tugas yang bisa kamu kerjakan sesuai dengan skala prioritasnya.
• Setiap kali menyelesaikan tugas, tandailah dan lakukan review terhadap daftar yang kamu buat. Pertimbangkan apakah kamu perlu melakukan tindakan lanjutan atas tugas tersebut. Update daftar tersebut dengan tugas-tugas baru yang perlu kamu kerjakan.

Metode GTM sangat cocok bagi kamu yang memiliki masalah konsentrasi saat menyelesaikan suatu pekerjaan. Kamu yang sering merasa kewalahan melakukan rutinitas sehari-hari juga direkomendasikan menggunakan metode ini.

Rapid Planning Method

Metode yang satu ini dikembangkan oleh motivator Tony Robbins. Metode Rapid Planning disebut juga sebagai “result, purpose, and massive action plan” (“hasil, tujuan, dan rencana tindakan masif”). Tujuan dari metode ini adalah melatih otakmu fokus terhadap suatu visi atau goal, serta bagaimana kamu merealisasikannya. Berikut adalah cara mempraktikkan Metode Rapid Planning:

• Tulis semua tugas yang harus kamu selesaikan dalam satu minggu.
• Kelompokkan tugas-tugas tersebut sesuai dengan kesamaannya. Misalnya, tugas kuliah, pekerjaan, dan sebagainya. 
• Ambil selembar kertas yang baru dan bagi ke dalam tiga kolom. Kolom pertama berisi daftar tugas yang harus kamu selesaikan. Selanjutnya, isi kolom kedua dengan hasil yang kamu inginkan setelah menyelesaikan tugas itu. Terakhir, tulis tujuan dari penyelesaian tugas tersebut di kolom ketiga.
• Di kertas yang sama, buat daftar hal-hal yang bisa kamu lakukan untuk menyelesaikan tugasmu.

Metode Rapid Planning dapat membantu kamu yang sering kehilangan motivasi di tengah jalan. Kamu bakal diingatkan kembali mengenai visi yang ingin kamu capai. Metode ini cocok buat kamu yang punya goal jangka panjang. Selain itu, kamu yang sering menunda-nunda pekerjaan juga bisa memakai Metode Rapid Planning.

Baca juga: Butuh Tempat Buat Nugas? Yuk, Berkunjung ke Perpustakaan Keren Ini!

Itulah 10 teknik manajemen waktu yang bisa kamu aplikasikan di kehidupan sehari-hari. Pilihlah teknik yang sesuai dengan kebutuhan serta kondisimu. Kamu juga bisa mengombinasikan teknik-teknik di atas untuk mendapatkan manajemen waktu yang lebih efisien, serta hasil kerja yang lebih optimal. Apa pun teknik yang kamu gunakan, kuncinya adalah sikap disiplin dan konsisten. Good luck, girls!

Pengen sharing lebih banyak seputar personal growth? Yuk, gabung ke Girls Beyond Circle! Girls Beyond Circle adalah tempat safe and fun buat kamu yang pengen level up bareng cewek-cewek keren lainnya. Klik di sini untuk join, ya!