Tugas Sekretaris Perusahaan: Keterampilan Wajib dan Gajinya

Written by Adila Putri Anisya

01 Aug 2023

Mungkin banyak diantara kamu yang menganggap bahwa menjadi seorang sekretaris adalah pekerjaan mudah. Mereka hanya mencatat, mengatur penjadwalan, dan semacamnya. Padahal, tugas sekretaris lebih dari itu. Kamu harus siap dihubungi kapan pun dan di mana pun. Bahkan, dinas ke luar kota sudah menjadi rutinitas mereka. Nah, untuk mengenal lebih jauh tentang pekerjaan ini, simak ulasannya berikut ini, ya!

TUGAS SEKRETARIS PERUSAHAAN

Sekretaris perusahaan adalah seseorang yang bertanggung jawab dalam memberikan dukungan administratif serta manajerial pada manajemen dan staf perusahan. Seorang sekretaris memiliki peran yang penting dalam menjaga efisiensi dan produktivitas perusahaan mengenai tugas administrasi dan tugas lainnya.

Berbeda dengan seorang personal assistant (PA), sekretaris memiliki tanggung jawab yang lebih besar kepada perusahaan, sementara PA hanya bertanggung jawab pada atasan mereka. Lebih tepatnya, sekretaris bisa menjadi seorang PA dalam pekerjaannya.

Berikut ini adalah beberapa tugas-tugas sekretaris yang perlu kamu ketahui.

MENGATUR JADWAL

Salah satu tugas utama sekretaris adalah mengatur jadwal. Mereka memastikan berbagai pertemuan, janji, dan acara penting di perusahaan dapat berjalan lancar dan efisien. Berikut adalah tahap-tahap sekretaris mengatur jadwal dalam pekerjaannya:

Menyusun jadwal pertemuan. Ini termasuk mencari waktu yang cocok untuk semua pihak yang terlibat
Konfirmasi. Setelah jadwal ditentukan, sekretaris akan konfirmasi ke semua peserta yang mengikuti pertemuan
Menghindari bentrok. Jika ada dua acara bersamaan, maka harus memastikan tidak ada jadwal bentrok jika melibatkan orang yang sama.

HADIR DAN MENCATAT HASIL RAPAT

Tak hanya menjadwalkan rapat, sekretaris juga dituntut harus mencatat hasil rapat yang diikutinya. Dalam rapat tersebut, sekretaris memang tidak banyak andil dalam mengambil keputusan, tetapi kelancaran rapat berada ditangannya. Berikut adalah beberapa tugas yang diemban sekretaris saat rapat:

Mempersiapkan ruang rapat
Membantu mempersiapkan agenda rapat
Mencatat risalah rapat
Membuat Minute of Meeting (MOM)
Mengatur jadwal rapat berikutnya

MENGATUR DAN MENCATAT ADMINISTRASI

Berbagai hal yang berkaitan dengan administrasi perusahaan menjadi tanggung jawab sekretaris. Tugas sekretaris dalam administrasi perkantoran termasuk pengumpulan, penyimpanan, dan pengelolaan. Administrasi seperti laporan, surat-surat, kontrak, dan data perusahaan harus diarsipkan dengan rapi untuk memudahkan akses dan pencarian dokumen apabila diperlukan.

MENANGANI KOMUNIKASI

Kemampuan komunikasi yang efektif sangat penting dalam peran seorang sekretaris karena mereka sering berinteraksi dengan banyak pihak, baik secara internal maupun eksternal. Ada beberapa kegiatan komunikasi yang dilakukan sekretaris, seperti:

Menjawab telepon secara profesional, mampu mengarahkan panggilan ke pihak yang tepat
Menyortir surat dan email yang masuk serta mengalokasikan kepada penerima yang tepat
Menyambut tamu ketika ada klien yang datang ke kantor
Komunikasi eksternal, termasuk klien, pemasok, atau mitra bisnis
Memastikan informasi tersampaikan dengan tepat, baik pada pihak internal maupun eksternal

MENGURUS KEBUTUHAN KANTOR

Seorang sekretaris perusahaan sering bertanggung jawab untuk menyediakan dukungan administratif dan manajerial, termasuk mengelola berbagai kebutuhan kantor agar operasi perusahaan berjalan lancar. Ini termasuk pengadaan peralatan kantor, perlengkapan kantor, pengaturan tempat kerja, pemesanan, dan pelayanan hingga penyusunan anggaran.

MEMASTIKAN PERSYARATAN HUKUM

Dalam peran ini, sekretaris bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perusahaan mematuhi semua peraturan dan persyaratan hukum yang berlaku untuk operasional bisnisnya. Hal ini sangat penting untuk menjaga legalitas dan kredibilitas perusahaan di mata pihak eksternal, seperti pemerintah, klien, pemasok, dan mitra bisnis lainnya.

MENGIKUTI PERJALANAN DINAS

Mengikuti perjalanan dinas mungkin bisa menjadi bagian dari tanggung jawab seorang sekretaris, terutama jika perjalanan tersebut melibatkan anggota manajemen atau eksekutif perusahaan yang memerlukan dukungan administratif selama perjalanan.

Selain mengatur agenda dan melakukan koordinasi, tugas sekretaris dalam perjalanan dinas juga melibatkan pengaturan perjalanan dinas, seperti tiket pesawat, akomodasi, dan keperluan logistik.

MEMBANTU TUGAS EKSEKUTIF

Eksekutif seringkali memerlukan bantuan sekretaris untuk membantu mereka dalam mendukung proyek besarnya. Sekretaris harus bisa diandalkan dalam menyesuaikan situasi eksekutif. Tugas-tugas kecil tersebut misalnya membantu mengorganisasi laporan atau menyiapkan presentasi.

KETERAMPILAN YANG HARUS DIKUASAI SEKRETARIS

Seorang sekretaris harus memiliki beragam keterampilan untuk menjalankan tugas-tugasnya dengan baik. Berikut adalah beberapa keterampilan penting yang harus dikuasai oleh seorang sekretaris:

Kemampuan komunikasi
Kemampuan organisasi (mengatur jadwal, mengelola dokumen, mengatur pengarsipan)
Kemampuan multitasking
Sikap profesionalisme
Keterampilan teknologi (pengaturan perangkat lunak kantor, program presentasi, dan sistem manajemen tugas lainnya)
Keterampilan pelayanan
Ketelitian dan kecermatan
Kemampuan menyelesaikan masalah

BERAPA GAJI SEKRETARIS PERUSAHAAN?

Dilansir dari Indeed, gaji rata-rata sekretaris perbulan adalah Rp5,6 juta di Indonesia. Untuk entry level, biasanya lebih rendah atau sekitar Rp2,5 juta - Rp3 juta per bulan tergantung dari perusahaan dan daerah masing-masing. Semakin banyak pengalaman atau jam terbang, gaji seorang sekretaris bisa mencapai belasan hingga puluhan juta rupiah.

Jadi, apakah kamu tertarik dengan profesi sekretaris? Kalau iya, harus siap dengan tugas sekretaris di atas ya!

Ingin informasi tentang profesi di dunia kerja lainnya? Yuk, bergabung ke komunitas Girls Beyond Circle! Klik di sini untuk bergabung.

Sumber foto: Pexels