Sering Diabaikan, Simak 8 Cara Mengirim CV Lewat Email Agar Dilirik HRD!

Cara mengirim CV lewat email penting dipahami oleh jobseekers. Dalam lingkup profesional, proses pengiriman lamaran kerja melalui email harus dilakukan dengan hati-hati dan tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Ini berkaitan dengan etika di dunia kerja yang akan menjadi gambaran dari diri kamu.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat mengirim CV agar mendapatkan respons positif dari pihak yang menerima. 

Untuk memahami langkah-langkah yang harus diambil, Girls Beyond telah menyusun beberapa poin penting yang perlu kamu ikuti. 

Baca juga: 5 Tips Cara Membuat CV Lamaran Kerja, Wajib Dibaca Fresh Graduate!

CARA MENGIRIM CV LEWAT EMAIL YANG TEPAT

Sebelum membahas cara mengirim lamaran kerja dan cv lewat email, ada beberapa hal penting yang perlu dipersiapkan terlebih dahulu. 

Pertama, pastikan CV kamu telah diperbarui dan sesuai dengan posisi yang kamu lamar. Kedua, siapkan surat pengantar yang berisi alasan mengapa kamu tertarik dengan posisi tersebut dan mengapa kamu layak untuk dipertimbangkan. 

Setelah menyiapkan kedua hal di atas, kamu bisa mengikuti cara-cara berikut ini.

PASTIKAN MEMILIKI ALAMAT EMAIL YANG PROFESIONAL DAN MUDAH DIINGAT

Email merupakan first impression yang mungkin pertama kali dilihat oleh HR saat kamu mengirim lamaran CV lewat email. Maka dari itu, pastikan alamat email-mu profesional dan mudah diingat.

Ada beberapa alasan mengapa alamat email penting diperhatikan, yaitu: 

• Pertama, alamat email yang profesional memberikan kesan serius dalam mencari pekerjaan. Alamat email seperti [email protected] atau [email protected] jauh lebih menarik dan serius dibandingkan dengan alamat email yang tidak jelas atau terlalu informal seperti [email protected] atau sebutan seperti "[email protected]".
• Kedua, alamat email yang mudah diingat memudahkan pihak penerima untuk mengingat dan mencari kembali CV kamu di antara banyaknya lamaran yang diterima. Dengan alamat email yang mudah diingat, dapat meningkatkan peluang CV kamu untuk diperiksa dan dipertimbangkan.
• Ketiga, alamat email yang bersifat profesional dan mudah diingat lebih menjamin bahwa email kamu tidak akan dianggap sebagai spam atau email yang tidak penting oleh sistem filter email perusahaan.

PERHATIKAN WAKTU PENGIRIMAN EMAIL SAAT MENGIRIM CV

Setelah memperhatikan alamat email, waktu pengiriman CV juga sangat penting. Kamu bisa mengikuti cara mengirim CV lewat email dengan sopan dengan waktu-waktu berikut ini.

• Hindari mengirim CV lewat email di akhir pekan

Sebaiknya hindari mengirim CV lamaran kerja pada hari Jumat sore atau akhir pekan. Penerima mungkin tidak akan memeriksa email mereka dengan cermat pada hari-hari tersebut.

• Pastikan mengirim CV pada pagi hari

Kirim email lamaran pada pagi hari, sekitar jam 9 atau 10 pagi. Pada saat itu, penerima kemungkinan besar akan memeriksa email mereka setelah membuka kantor. 

• Mengirim CV di hari kerja awal

Dilansir dari FlexJobs, sebaiknya kirim CV kamu pada hari Senin. Ini adalah hari di mana orang cenderung lebih bersemangat dan dapat memberikan perhatian lebih pada email yang mereka terima. Hari terbaik lainnya diikuti dengan Selasa, Rabu dan Kamis di jam tertentu (10.00 - 14.00).

GUNAKAN FORMAT CV YANG KOMPATIBEL AGAR MUDAH DIBUKA SEMUA PERANGKAT

Pastikan kamu mengirim CV lamaran kerja dalam format yang kompatibel dengan perangkat penerima. PDF adalah format yang umum digunakan dan dapat dibuka dengan mudah oleh hampir semua perangkat.

CV yang berbentuk PDF juga memastikan bahwa CV dapat dibuka dan dilihat dengan baik di semua perangkat, termasuk komputer, tablet, dan ponsel pintar. Hal ini penting mengingat banyaknya variasi perangkat dan sistem operasi yang digunakan oleh penerima lamaran kerja. 

Jadi, semua elemen dalam CV, seperti teks, gambar, dan format dokumen, tetap utuh dan terlihat dengan jelas.

PERHATIKAN UKURAN FILE CV, JANGAN TERLALU BESAR!

Pastikan ukuran file CV tidak terlalu besar. Jika perlu, kompres file CV agar ukurannya lebih kecil. Meski tidak ada ukuran pasti, namun idealnya pastikan tidak melebihi 1 MB. 

Ukuran file yang terlalu besar dikhawatirkan email tidak dapat terkirim atau ditolak oleh sistem email penerima. Hal ini juga dapat mempercepat proses pengunduhan oleh penerima email-mu.

Bagi penerima, ukuran file CV yang optimal menunjukkan efisiensi dan kesadaran kamu sebagai pelamar kerja. Hal ini mencerminkan bahwa kamu memperhatikan detail dan berusaha memudahkan proses bagi penerima lamaran yang dapat meningkatkan kesan positif terhadap kamu sebagai calon kandidat.

BERI NAMA FILE CV DENGAN PROFESIONAL DAN JELAS

Nama file CV yang profesional dan jelas memudahkan penerima lamaran untuk mengidentifikasi CV kamu di antara banyak file lain yang diterima. 

Jadi, dengan nama file yang mencerminkan identitas kamu seperti “CV_Nama_Lengkap", penerima dapat dengan mudah mengidentifikasi konten yang ada di dalamnya.

Cara mengirim CV lewat email ini juga dapat menunjukkan keseriusan dan profesionalisme kamu sebagai pelamar kerja. Mereka akan menganggapmu memiliki atensi terhadap detail dan kualitas dalam setiap aspek dari proses lamaran kerja, termasuk dalam hal penyimpanan dan pengiriman dokumen.

SATUKAN CV DENGAN DOKUMEN PENDUKUNG LAINNYA

Ada beberapa perusahaan yang biasanya tidak hanya meminta pelamar mengirim CV saja, namun juga beserta dokumen pendukung lainnya seperti, surat lamaran kerja, ijazah, transkip nilai, KTP, dan dokumen penunjang lainnya.

Alih-alih mengirimkannya secara satu persatu, sebaiknya digabung dalam satu file sesuai dengan urutan berikut:

1. Surat lamaran kerja
2. CV/resume
3. Ijazah dan transkrip nilai
4. KTP dan KK
5. Pas foto terbaru
6. Sertifikat
7. Portofolio
8. Bukti pengalaman kerja
9. SKCK
10. Surat keterangan sehat

Urutan file lamaran kerja di atas sama seperti kamu melamar kerja via pos atau secara langsung. Hanya saja cara mengirim CV lewat email harus dalam berbentuk softfile. 

Kamu dapat melakukan scan semua dokumen melalui aplikasi scanner di handphone seperti CamScanner, kemudian menggabungkannya melalui platform lovepdf atau smallpdf yang dapat menggabungkan file secara gratis!

TULISKAN SUBJEK EMAIL YANG SESUAI

Cara mengirim CV lewat email yang baik dan benar selanjutnya adalah tentang subjek email. Pastikan menulis subjek yang sesuai saat mengirim CV. 

Subjek dapat membantu penerima untuk mengidentifikasi tujuan dari email kamu dengan cepat dan tepat.

Ketika banjir email yang diterima setiap hari, subjek yang jelas akan membedakan email kamu dari yang lain dan memudahkan penerima untuk memberikan perhatian khusus terhadapnya.

Kamu bisa menuliskan subjek seperti:

• “Lamaran Kerja - [Nama kamu] - [Posisi yang dilamar]"
• "CV dan Lamaran Kerja [Nama kamu] - [Posisi yang dilamar]"
• "Lamaran Kerja dari [Nama kamu] untuk [Posisi yang dilamar]"

Catatan:

Apabila ada ketentuan subjek yang sudah ditentukan melalui iklan atau poster lowongan, sebaiknya menggunakan subjek tersebut (yang sudah tertera) untuk memudahkan mereka mengidentifikasi pelamar kerja. 

TULISKAN BODY EMAIL YANG EFEKTIF TIDAK BERTELE-TELE

Body email tidak perlu terlalu panjang, yang terpenting efektif merangkum segala informasi yang penting dan dibutuhkan. Beberapa poin body email yang penting dicantumkan antara lain:

• Pengenalan diri.
• Alasan tertarik melamar di perusahaan tersebut.
• Jelaskan keterampilan atau kualifikasi kamu.
• Jelaskan kemampuan yang dapat kamu berikan untuk perusahaan.
• Salam penutup dan cantumkan kontak yang dapat dihubungi agar memudahkan perusahaan menghubungimu.

Mengirim CV dengan email adalah pilihan yang praktis dan efisien di era digital ini. Meski demikian, cara mengirim CV lewat email terkadang masih banyak yang keliru. Oleh karena itu, dengan mengikuti panduan di atas, semoga dapat membantu lamaran kerjamu menjadi lebih baik dan efektif.

Dapatkan tips lainnya seputar dunia kerja dengan bergabung ke komunitas Girls Beyond Circle!

Baca juga: Jangan Asal! Ini Contoh Body Email Lamaran Kerja Menarik yang Disukai HRD [Bonus Template]

Sumber foto: Pexels