5 Tugas Humas dalam Organisasi Kampus yang Paling Umum

Tugas humas dalam organisasi kampus bisa dibilang mudah, namun juga memiliki tanggung jawab yang besar di internal maupun eksternal organisasi.

Saat kamu memilih untuk menjadi seorang humas (Hubungan Masyarakat), kamu harus memiliki keterampilan komunikasi yang efektif, keterampilan interpersonal yang kuat, kemampuan adaptasi yang tinggi, serta kemampuan presentasi yang baik. 

Tugas-tugas ini menuntut ketekunan dan dedikasi, menjadikan posisi humas sebagai salah satu yang krusial dalam menjaga citra dan hubungan organisasi. 

Lalu, apa saja tugas divisi humas dalam acara? Yuk, simak tugas-tugasnya berikut ini.

Baca juga: 5 Tips Meningkatkan Skill Komunikasi di Dunia Kerja, Jobseeker Wajib Tahu!

Mengelola Komunikasi Internal dan Eksternal

Mengelola komunikasi internal dan eksternal adalah tugas utama humas dalam organisasi kampus. 

Untuk komunikasi internal, humas memastikan informasi penting seperti jadwal kegiatan dan update organisasi sampai ke semua anggota dengan jelas. Ini membantu menjaga koordinasi dan efisiensi di dalam tim.

Sementara itu, untuk komunikasi eksternal, humas berperan dalam menghubungi media, mengelola promosi di media sosial, dan berkomunikasi dengan sponsor. 

Mereka juga menangani situasi-situasi krisis dengan menyampaikan informasi yang benar kepada publik. Dengan mengelola kedua jenis komunikasi ini, humas membantu membangun citra positif organisasi dan menjaga hubungan baik dengan pihak luar.

Membangun dan Memelihara Hubungan dengan Berbagai Pihak

Tugas humas dalam organisasi kampus yang kedua adalah membangun dan memelihara hubungan dengan berbagai pihak, ini sangat penting karena hubungan yang baik dapat mempengaruhi reputasi, dukungan, dan keberhasilan organisasi. 

Humas bertanggung jawab untuk menciptakan dan menjaga komunikasi yang efektif dengan berbagai pihak, termasuk anggota organisasi, alumni, media, sponsor, dan publik. 

Hubungan yang kuat dapat meningkatkan kerja sama, memperluas jaringan, dan mendukung pencapaian tujuan organisasi.

Dalam hal ini, kemampuan untuk berbicara dan menulis dengan jelas dan efektif adalah kunci. Komunikasi yang baik membantu dalam menyampaikan pesan dengan tepat dan membangun kepercayaan.

Apabila kampus ada acara menarik, humas yang menjalin kerjasama dengan media atau jurnalis eksternal, ini bisa menjadi kesempatan yang sangat baik untuk mendapatkan liputan yang positif. 

Baca juga:  4 Langkah Mudah Membangun Personal Branding Agar Karier Berkembang   

Membuat Konsep untuk Media Publikasi Acara

Humas bertanggung jawab untuk merancang berbagai jenis media publikasi seperti poster, undangan, brosur, banner, baliho, dan video. Setiap media memiliki fungsi dan desain yang disesuaikan dengan tujuan dan audiens yang ingin dijangkau.

Dalam media publikasi tersebut, isinya harus berupa informasi seperti tanggal, waktu, dan lokasi mudah diakses dan menarik perhatian. 

Poster dan undangan sering digunakan untuk menyebarluaskan detail dasar acara, sementara brosur memberikan informasi lebih mendalam. 

Banner dan baliho digunakan untuk promosi luar ruang, sedangkan video berfungsi sebagai alat promosi yang kuat di media sosial. 

Jika diperlukan, humas juga harus merancang katalog acara sebagai panduan lengkap untuk peserta, memastikan desainnya informatif dan sesuai tema acara.

Membuat Daftar Kebutuhan dan Anggaran Terkait Publikasi dan Promosi Acara

Membuat daftar kebutuhan dan anggaran juga merupakan contoh kegiatan humas dalam organisasi. Meski divisi lain juga memiliki tugas serupa, di sini humas berfokus pada kebutuhan dan anggaran publikasi dan promosi acara.

Untuk memulai, humas perlu merinci berbagai materi publikasi yang dibutuhkan, seperti poster, undangan, brosur, banner, baliho, dan video. Tentukan jumlah dan spesifikasi desain dari setiap jenis materi. 

Selain itu, penting juga untuk memperhitungkan peralatan dan bahan yang diperlukan, seperti kertas, tinta, dan perlengkapan cetak. 

Jika menggunakan jasa percetakan, pastikan untuk menyertakan kebutuhan seperti kualitas cetakan dan jumlah yang diperlukan.

Selanjutnya, humas harus mempertimbangkan biaya untuk iklan online dan promosi di media sosial, termasuk biaya pembuatan dan penayangan iklan di platform seperti Facebook, Instagram, atau Google Ads. 

Baca juga: Gini Lho Gestur Tubuh Public Speaking yang Bikin Audiens Betah & Perhatian!

Menulis dan Mendistribusikan Siaran Pers 

Salah satu tugas humas dalam organisasi kampus yang tak kalah penting adalah menulis dan mendistribusikan siaran pers. Tugas ini sangat penting untuk menginformasikan berita atau acara penting kepada media dan publik.

Menulis siaran pers melibatkan penyusunan dokumen yang mengandung informasi yang ingin disampaikan. Dokumen ini biasanya berisi rincian tentang acara, pencapaian, atau berita terbaru dari organisasi. 

Tujuannya adalah agar media internal atau eksternal kampus dapat memberitakan informasi tersebut kepada audiens yang lebih luas. 

Dalam menulis siaran pers, humas harus memastikan bahwa informasi yang disampaikan jelas, menarik, dan relevan. 

Format siaran pers umumnya mencakup judul yang menarik, paragraf pembuka yang menjelaskan inti berita, dan detail tambahan yang mendukung berita tersebut.

Contoh dari tugas ini adalah ketika sebuah organisasi kampus merencanakan acara seminar besar. Humas akan menulis siaran pers yang menjelaskan detail acara, seperti tema seminar, pembicara utama, waktu, dan lokasi. 

Mereka kemudian akan mengirimkan siaran pers ini ke berbagai media, seperti surat kabar kampus, situs berita lokal, dan blog pendidikan. 

Dengan cara ini, media akan memiliki informasi yang mereka butuhkan untuk menulis artikel atau berita tentang seminar, sehingga lebih banyak orang akan mengetahui tentang acara tersebut.

Intinya, tugas humas dalam organisasi kampus sangat penting untuk menjaga komunikasi yang lancar, menyebarluaskan informasi, dan mempromosikan acara. Mereka harus memastikan bahwa setiap pesan disampaikan dengan efektif dan tepat sasaran.

Semoga informasi ini membantu!

Yuk, masuk dalam komunitas Girls Beyond Circle untuk dapatkan koneksi lebih luas!

Baca juga: 10 Prospek Kerja Jurusan Ilmu Komunikasi beserta Gajinya, Asyik dan Beragam Banget!

Sumber foto: Pexels