Top 10 Skill Virtual Assistant, Kuasai Agar Sukses Berkarier di Bidang Ini

Written by Adila Putri Anisya

07 Nov 2024

Table of Contents

Di dunia kerja modern, skill virtual assistant semakin banyak dicari! Profesi ini menawarkan fleksibilitas luar biasa, mulai dari lokasi hingga waktu kerja yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan klien.

Meskipun tampaknya hanya mengurus hal administratif, pekerjaan ini juga punya tantangan tersendiri. Jadi, skill yang harus dimiliki virtual assistant apa saja sih?

Dengan keterampilan yang tepat, kamu bisa membangun kepercayaan klien sekaligus meningkatkan penghasilanmu. Yuk, simak apa saja skill yang wajib dimiliki seorang virtual assistant berikut ini!

Manajemen Waktu

Manajemen waktu adalah skill virtual assistant utama karena kamu akan menangani banyak tugas dengan deadline yang bisa datang bersamaan. Jika tidak dikelola dengan baik, kamu bisa kewalahan.

Salah satu cara efektif untuk tetap terorganisir adalah dengan menggunakan aplikasi manajemen waktu.

Kiat untuk menunjang skill manajemen waktu:

Gunakan aplikasi seperti Asana, Todoist, Trello, atau Google Calendar untuk mencatat tugas, memantau deadline, dan melacak progres pekerjaan. Aplikasi ini akan membantu kamu tetap produktif dan memastikan tugas terkontrol dengan baik.
Terapkan strategi dalam menyelesaikan tugas. Misalnya, gunakan strategi time blocking untuk fokus pada satu tugas dalam jangka waktu tertentu atau buat to-do list dengan prioritas, mulai dari yang paling mendesak hingga yang bisa ditunda.

Dengan begitu, kamu bisa lebih mudah mengatur waktu dan menyelesaikan pekerjaan dengan efisien.

Komunikasi yang Baik

Sebagai virtual assistant, komunikasi yang baik adalah kunci utama dalam menjalin hubungan dengan klien.

Meskipun kamu bekerja dari jarak jauh, kemampuan untuk menyampaikan informasi dengan jelas, sopan, dan tepat waktu sangat penting.

Dengan komunikasi yang baik, entah itu verbal maupun non verbal, kamu bisa menghindari miskomunikasi dan memastikan semua tugas terlaksana sesuai harapan klien.

Kiat untuk menunjang skill komunikasi yang baik:

Selalu pastikan pesan yang kamu kirim jelas dan mudah dipahami.
Jangan ragu untuk bertanya jika ada hal yang kurang jelas.
Responsif terhadap pesan atau permintaan klien.
Gunakan bahasa yang sopan dan profesional, baik di email atau pesan singkat.
Pastikan komunikasi tetap terjaga meskipun kamu bekerja secara remote.

Detail Oriented

Sebagai virtual assistant, ketelitian atau detail oriented adalah keterampilan yang sangat penting.

Klien akan mengandalkan kamu untuk mengelola berbagai tugas administratif dengan rapi dan akurat, mulai dari mengatur jadwal hingga memastikan semua dokumen dan komunikasi bebas dari kesalahan.

Skill virtual assistant ini sangat dibutuhkan saat kamu ditugaskan untuk mengirim email, me-review presentasi, atau meninjau konten klien agar tidak ada kesalahan kecil yang terlewat.

Kiat untuk menunjang skill detail oriented:

Hindari distraksi agar bisa tetap fokus.
Hindari multitasking untuk menjaga ketelitian.
Pecah tugas besar menjadi subtugas.
Manfaatkan aplikasi seperti Grammarly atau PaperRater untuk membantu memastikan akurasi.
Selalu lakukan pengecekan ulang sebelum mengirim tugas.

Tech-Savvy

Ketika bekerja secara remote, memiliki keterampilan tech-savvy sangat penting. Semua tugas yang dikerjakan pasti berkaitan dengan teknologi digital, sehingga kamu perlu menguasai berbagai tools dan aplikasi yang dapat mendukung pekerjaanmu.

Kamu mungkin akan diperlukan dalam mengelola alat kolaborasi, mengatasi masalah teknis, dan diminta untuk selalu tetap up-to-date dengan perkembangan teknologi.

Kiat untuk menunjang skill tech-savvy:

Jangan takut mencoba hal baru dan bereksperimen.
Manfaatkan tutorial online untuk mempelajari hal-hal baru.
Jangan ragu untuk belajar atau mencari bantuan dari ahli.
Kuasai shortcut keyboard untuk mempercepat pekerjaan.
Pelajari tools dasar virtual assistant seperti Slack, Google Workspace, Canva, Trello, Skype, PayPal, dan lainnya.

Adaptasi dan Fleksibilitas Waktu

Skill virtual assistant selanjutnya adalah kemampuan beradaptasi dan fleksibel dengan waktu, terutama di dunia bisnis yang fast-paced ini.

Ingat, kamu akan bekerja dengan berbagai klien yang memiliki kebutuhan dan preferensi yang berbeda, sehingga penting untuk bisa menyesuaikan diri dengan situasi dan tugas baru yang mungkin belum familiar.

Selain itu, fleksibilitas waktu juga sangat dibutuhkan karena klienmu bisa datang dari berbagai belahan dunia, dengan zona waktu yang berbeda. Ditambah lagi, deadline yang beragam, membuatmu harus bisa mengatur waktu dengan efektif dan efisien.

Kiat untuk menunjang skill adaptasi dan fleksibilitas waktu:

Selalu terbuka dengan tren dan perkembangan berbagai industri.
Siap mempelajari perangkat lunak atau alat baru yang relevan dengan industri.
Sesuaikan gaya komunikasi dengan kebutuhan klien.
Pikirkan solusi cepat dan tepat saat menghadapi masalah mendadak.

Riset dan Data Analysis

Di dunia virtual assistant, kemampuan riset dan analisis data bisa jadi nilai tambah besar. Tugas ini nggak cuma soal mencari informasi di internet, tapi juga memahami dan mengolah data untuk kebutuhan klien.

Dengan riset yang baik, kamu bisa membantu klien mengambil keputusan lebih cepat dan tepat berdasarkan informasi yang akurat.

Selain itu, kemampuan membaca pola dan tren dari data juga penting, apalagi jika klienmu butuh laporan atau insight dari data tertentu.

Dengan skill virtual assistant ini, kamu bisa memberi nilai tambah yang bikin klien makin percaya sama kamu.

Kiat untuk menunjang skill riset dan data analysis:

Tetap up-to-date dengan metode riset dan alat analisis terbaru.
Pelajari cara memfilter informasi penting dari data yang banyak.
Cek ulang sumber informasi untuk pastikan keakuratannya.
Biasakan diri membaca laporan atau grafik agar makin terbiasa dengan data.

Pembukuan

Meskipun tidak semua virtual assistant harus mengurus pembukuan, beberapa klien mungkin membutuhkan VA yang memiliki kemampuan di bidang ini.

Biasanya, VA yang mengkhususkan diri di pembukuan akan bertanggung jawab untuk tugas seperti penagihan, entri data, hingga membuat laporan keuangan yang akurat.

Kemampuan ini penting agar klien bisa memantau kondisi keuangan mereka dengan lebih baik dan tepat waktu, tanpa harus repot mengurusnya sendiri.

Kiat untuk menunjang skill pembukuan:

Kuasai software pembukuan.
Pelajari dasar-dasar akuntansi dan laporan keuangan.
Cermati detail saat memasukkan data keuangan.
Selalu pastikan semua transaksi tercatat dengan rapi dan tepat waktu.

Menulis dan Mengetik Cepat

Skill virtual assistant seperti menulis dan mengetik cepat itu sangat membantu, apalagi kalau kamu sering ditugaskan untuk membuat laporan, mencatat rapat, atau menulis email.

Dengan kecepatan mengetik yang baik, kamu bisa lebih efisien menyelesaikan tugas yang berkaitan dengan dokumen dan komunikasi.

Juga, menulis dengan gaya yang jelas dan profesional pun penting untuk memastikan pesanmu sampai ke klien atau tim dengan tepat, tanpa perlu banyak revisi.

Kiat untuk menunjang skill menulis dan mengetik cepat:

Gunakan template untuk tugas yang sering diulang.
Pelajari teknik proofreading agar tulisanmu tetap rapi.
Cari tips menulis efektif agar pesan lebih mudah dipahami.
Gunakan AI untuk bantu mencatat rapat, misal ClickUp, Notta AI, dan lain-lain.

Keandalan dalam Bekerja

skill virtual assistant keandalan — Sumber foto: Pexels

Keandalan adalah skill virtual assistant yang paling dicari klien. Mereka ingin bekerja dengan seseorang yang dapat dipercaya untuk menyelesaikan tugas tepat waktu dan siap sedia saat dibutuhkan.

Entah bekerja per jam, per proyek, atau dengan pembayaran tetap, memiliki jadwal kerja yang jelas dan responsif terhadap pesan atau permintaan baru sangat penting.

Reputasi juga mempengaruhi kariermu. Klien lebih suka bekerja dengan VA yang telah terbukti dapat diandalkan, seperti yang terlihat dari ulasan positif dan skor keberhasilan tinggi di platform freelance.

Kiat untuk menjadi asisten virtual yang andal:

Penuhi tenggat waktu yang telah disepakati
Jangan mengambil lebih banyak pekerjaan daripada yang bisa ditangani.
Tanggapi pesan klien dengan cepat selama jam kerja.
Minta ulasan setelah proyek selesai.
Jika ragu, ajukan pertanyaan untuk memastikan tugas jelas.
Tentukan waktu yang realistis untuk menyelesaikan tugas.

Bahasa Inggris

Sebagai asisten virtual, kemampuan Bahasa Inggris menjadi skill yang sangat dibutuhkan, terutama jika kamu bekerja dengan klien internasional.

Banyak tugas seperti menulis email, membuat laporan, atau berkomunikasi dalam rapat yang mengharuskanmu menggunakan bahasa ini.

Kemampuan bahasa Inggris yang baik akan mempermudah komunikasi dan memastikan pesan yang disampaikan jelas dan profesional.

Kiat untuk menunjang kemampuan Bahasa Inggris:

Latihan rutin dengan membaca atau menulis dalam bahasa Inggris.
Ikuti kursus atau gunakan aplikasi belajar bahasa untuk meningkatkan keterampilan.
Berlatih percakapan dengan teman atau rekan kerja yang fasih berbahasa Inggris.
Gunakan alat bantu seperti Grammarly untuk memperbaiki kesalahan dalam tulisan.

Dengan skill virtual assistant di atas, dijamin kamu akan sukses dengan karier ini di masa depan. Good luck!

—

Mau tau skill profesi lainnya? Jangan lupa bergabung komunitas Girls Beyond Circle!