Tak Perlu Panik, Ini 6 Cara Memimpin Rapat Pertama Kali Agar Lebih Efektif!

Pertama kali memimpin rapat bisa menjadi momen yang mendebarkan bagi sebagian orang. Dalam dunia profesional, rapat merupakan bagian penting untuk menunjang produktivitas. Lalu, bagaimana cara memimpin rapat pertama kali agar berjalan efektif?

Saat di kantor atau sebuah organisasi, mungkin banyak orang yang tidak menyukai rapat atau meeting. Pasalnya, ini dapat menyita waktu untuk menyelesaikan pekerjaan mereka yang tersita karena rapat. 

Tanpa pemimpin yang efisien, rapat bisa membuang-buang waktu, belum lagi diskusi bertele-tele yang ujung-ujungnya tidak mencapai tujuan. Dalam hal ini, pemimpin rapat mungkin menyelesaikan tugasnya, namun bagaimana dengan orang yang datang saat rapat?

Maka dari itu, agar rapat berjalan dengan efektif, jadilah pemimpin rapat yang baik dengan mengikuti tips-tips berikut ini!

Baca juga: Menghilangkan Gugup Saat Public Speaking? Bisa Banget!

CARA MEMIMPIN RAPAT AGAR BERJALAN EFEKTIF

Dilansir dari Robert Haf Talent Solution rapat seharusnya tidak lebih dari 45 menit. Dalam waktu tersebut, pemimpin setidaknya sudah menjelaskan 20-25 menit, sementara sisanya berdiskusi.

Lalu,  aspek apa saja yang harus diperhatikan dalam memimpin rapat? Untuk mencapai tujuan rapat, pemimpin rapat penting mengetahui beberapa tips melakukan rapat pertama kali di bawah ini.

PERSIAPKAN DENGAN MATANG

Jangan egois, peserta rapat pasti memiliki pekerjaan lain untuk diselesaikan. Agar tidak menyita waktu mereka, penting untuk mempersiapkannya dengan matang. Beberapa hal yang harus kamu persiapkan antara lain:

• Pastikan tujuan rapat dan kesepakatan yang ingin dicapai, kamu bisa menggunakan metode S.M.A.R.T specific, measurable, achievable, relevant, and time-based.
• Menyebarkan agenda rapat dan menyusun poin-poin penting yang akan dibahas dan dikirimkan kepada peserta rapat melalui pesan chat atau email.
• Memastikan slide presentasi tidak berlangsung lebih dari 20 menit, dan hanya berisi poin-poin penting.

HANYA MENGUNDANG ORANG YANG BERKEPENTINGAN

Pastikan hanya mengundang orang-orang yang berkepentingan dalam rapat. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi dan fokus pertemuan karena mereka akan lebih fokus pada pembahasan yang relevan.

Peserta yang memiliki kepentingan dalam topik akan lebih cenderung terlibat secara aktif dalam diskusi, memberikan pandangan, dan masukan yang lebih berharga.

KOLABORASI BERSAMA PESERTA SEBELUM RAPAT

Libatkanlah semua orang yang akan hadir, bahkan sebelum membuat struktur pertemuan. Cobalah jangkau peserta rapat dengan meminta topik yang ingin dibahas, hal ini membuat semua peserta bersiap untuk pertemuan.

Kolaborasi antar peserta ini dapat membuat keterlibatan lebih tinggi dan mencegah terjadinya masalah yang mungkin terjadi sehingga mengulur waktu rapat.

MEMENUHI GAYA BELAJAR YANG BERBEDA 

Apa yang kamu rasakan jika ada peserta yang tidak mengerti apa yang kamu bahas? Maka dari itu, memenuhi gaya belajar dapat mencapai tujuan lebih efektif.

Pasalnya, setiap orang memiliki gaya belajar berbeda, ada yang visual, auditori, dan kinestetik. Jadi sebisa mungkin saat kamu mempertimbangkan gaya belajar yang berbeda sehingga menciptakan lingkungan yang partisipatif.

Menurut Forbes, saat memimpin rapat, jangan hanya berbicara dengan gaya pendengaran saja, tapi kamu juga bisa memberikan visual, sehingga mendapatkan peluang untuk berinteraksi dan berdiskusi.

BERIKAN WAKTU KEPADA PESERTA UNTUK BERPIKIR

Tak semua peserta siap diajukan pertanyaan. Oleh karena itu, cara memimpin rapat yang baik adalah dengan memberikan waktu kepada peserta untuk berpikir, setidaknya 1-2 menit dengan mempersilahkan mereka mencatat jawaban.

Kamu bisa memberikan sinyal kepada peserta untuk bersiap menjawab pertanyaan yang akan diajukan. Dengan demikian, kamu akan mendapatkan jawaban yang beragam.

TINJAU KEPUTUSAN

Tujuan rapat adalah menghasilkan solusi atau suatu kesepakatan. Di akhir rapat, pastikan kamu memberikan kesimpulan dengan jelas, dan pastinya dipahami oleh peserta di sana.

Kamu bisa mengajak peserta untuk ikut menyimpulkan tentang apa saja yang diputuskan hari ini, apakah sudah mencapai tujuan atau belum, dan apakah ada keputusan yang belum jelas dan harus diputuskan nanti?

Jangan lupa untuk mencatat semua poin penting yang sudah dibahas dalam rapat, dan memastikan hasil rapat akan dijalankan dengan baik.

Dengan memahami cara memimpin rapat di atas, dijamin rapat pertamamu akan berjalan efektif. Ingatlah, bahwa rapat yang berhasil melibatkan interaksi, pemahaman dan mencapai hasil yang diinginkan. 

Good luck, ya!

Gabung Girls Beyond Circle untuk dapatkan tips & trick menarik lainnya seputar personal growth! 

Baca juga: 5 Tipe Kepemimpinan dalam Organisasi, Mana yang Kamu Banget?

Sumber foto: Pexels