Surat Izin Cuti Kerja: Tips, Kerangka Penulisan, dan Contohnya

Butuh istirahat dari rutinitas kerja? Mengajukan surat izin cuti kerja bisa jadi langkah pertama yang perlu kamu lakukan. 

Setiap perusahaan memiliki aturan berbeda soal cuti, baik itu cuti tahunan, cuti sakit, maupun cuti melahirkan. 

Biasanya, karyawan berhak mendapatkan 12 hari cuti tahunan setelah satu tahun bekerja. Jenis cuti ini berbeda dengan cuti bersama yang telah diatur dalam undang-undang ketenagakerjaan.

Untuk kamu yang baru pertama kali ingin mengambil cuti, jangan khawatir! Di sini, kita akan membahas pengertian, tips, hingga contoh cara membuat surat izin cuti yang mudah dan benar!

Baca juga: Berbagai Contoh Surat Cuti Kerja yang Profesional dan Tips Membuatnya

Pengertian Surat Izin Cuti Kerja

Surat izin cuti kerja adalah dokumen yang digunakan oleh karyawan untuk mengajukan permohonan tidak hadir dari pekerjaan dalam periode tertentu. 

Surat ini penting karena memberikan alasan yang jelas mengenai ketidakhadiran karyawan, baik itu karena sakit, keperluan keluarga, pendidikan, atau alasan pribadi lainnya. 

Misalnya, seorang karyawan dapat mengambil cuti jika mengalami sakit dan disertai dengan surat keterangan dokter. 

Begitu juga saat ada peristiwa keluarga penting, seperti kelahiran anak, kematian anggota keluarga, atau pernikahan anak, karyawan bisa mendapatkan izin untuk tidak masuk kerja. 

Dengan surat izin cuti, karyawan bisa tetap menjaga hubungan baik dengan perusahaan sambil memenuhi kebutuhan pribadi atau kesehatan mereka.

Tips Mengajukan Surat Izin Cuti Kerja yang Benar Agar Disetujui HRD

Berikut adalah tips yang penting dipahami sebelum membuat surat cuti kerja!

1. Cek Aturan Cuti di Perusahaan

Sebelum berencana cuti, pastikan kamu sudah tahu aturan cuti di perusahaanmu, karena setiap dari mereka berbeda.

• Pahami Kebijakan Cuti: Setiap perusahaan memiliki aturan cuti yang berbeda. Pastikan kamu mengetahui kebijakan yang berlaku di tempat kerjamu.
• Jangka Waktu Bekerja: Beberapa perusahaan mengharuskan karyawan untuk bekerja minimal satu tahun sebelum dapat mengambil cuti, sementara yang lain memperbolehkan cuti lebih awal atau bahkan tidak memberikan jatah cuti..
• Cuti Berbayar vs. Cuti Tidak Berbayar: Pastikan lagi apakah ketika kamu mengajukan cuti akan berbayar atau tidak berbayar. Jika tidak, kemungkinan gaji bulanan kamu akan berkurang.
• Prosedur Pengajuan Cuti: Cek bagaimana cara pengajuan cuti di perusahaanmu. Apakah perlu membuat surat izin secara manual atau bisa dilakukan secara digital melalui website khusus?
• Cek Kepada Siapa Mengajukan Cuti: Umumnya, karyawan akan mengajukan cuti ke pihak HRD. Namun, beberapa perusahaan mungkin ada aturan lain, entah ke atasan langsung atau bahkan keduanya.

2. Ajukan Cuti dari Jauh-jauh Hari Agar Tidak Terjadi Kekacauan

Ketika kamu mengambil cuti, itu berarti tugas-tugas yang biasanya kamu tangani akan tertunda atau harus dibebankan kepada rekan kerja lainnya. 

Untuk menghindari kekacauan dalam pekerjaan dan meringankan beban rekan-rekanmu, sangat disarankan untuk mengajukan cuti jauh-jauh hari. Dengan memberitahu pihak HRD atau rekan kerja mengenai rencana cutimu, mereka akan memiliki waktu yang cukup untuk mempersiapkan diri menghadapi ketidakhadiranmu.

Lantas, kapan sebaiknya kamu mengajukan cuti? Idealnya, lakukan pengajuan setidaknya seminggu sebelum tanggal cuti yang diinginkan. 

Namun, jika memungkinkan, mengajukan cuti satu bulan sebelumnya akan memberikan peluang lebih besar agar permohonanmu disetujui. 

Selain itu, dengan mengajukan cuti lebih awal, kamu juga memiliki waktu untuk mengantisipasi pekerjaan mendadak yang mungkin muncul dan dapat mengganggu waktu cutimu. 

Dengan begitu, kamu bisa menikmati masa cuti dengan lebih tenang dan tanpa rasa khawatir.

3. Berikan Alasan Cuti yang Jujur dan Jelas Agar Mudah Disetujui

Saat mengajukan surat cuti kerja, penting untuk menyampaikan alasan yang jujur dan jelas. 

Ini bukan hanya soal formalitas, tetapi juga membangun kepercayaan antara kamu dan manajemen. 

Ketika kamu memberikan alasan yang jelas dan spesifik, proses persetujuan cutimu akan menjadi lebih mudah. 

Atasan akan lebih memahami situasimu, dan jika alasan yang kamu sampaikan dapat diterima, kemungkinan permohonanmu disetujui akan semakin tinggi. 

Sebaliknya, jika alasan yang disampaikan tidak jelas atau terdengar tidak masuk akal, itu bisa membuat atasan meragukan niatmu.

Selain itu, penting untuk menghindari masalah di masa depan. Memberikan alasan yang tidak benar atau ambigu dapat merusak reputasi dan kepercayaan yang telah dibangun. 

Jika atasan atau rekan kerja merasa ditipu, hubungan profesional bisa terganggu, dan ini tentu saja bukan situasi yang ingin kamu hadapi.

Baca juga: [Terbaru 2024] Ini 11 Jenis Cuti di Indonesia yang Berlaku untuk Karyawan

Contoh Kerangka Penulisan Surat Cuti Kerja

Setiap perusahaan mungkin punya template surat cuti kerja berbeda-beda. Namun, secara umum harus memasukkan beberapa poin berikut:

• Subjek/Perihal
• Jabatan
• Nama atasan
• Tanggal penulisan surat
• Alamat perusahaan dan nama atasan yang dituju
• Salam pembuka
• Penyampaian akan mengajukan cuti
• Sebutkan tanggal cuti dan kapan waktu bisa kembali bekerja
• Alasan cuti (untuk cuti sakit, melahirkan, dan urusan penting lainnya)
• Sebutkan bagaimana kamu akan menyelesaikan tugas sebelum cuti
• Ucapkan terimakasih dengan salam penutup

Template Surat Izin Cuti Kerja untuk Berbagai Alasan

Dalam penulisan surat cuti kerangkanya sama, hanya saja pada bagian alasan mungkin berbeda. Simak beberapa contohnya:

1. Surat Izin Cuti Tahunan (Termasuk Surat Izin Cuti Kerja Liburan)

[Tanggal Penulisan]

[Nama Atasan]

[Jabatan Atasan]

[Nama Perusahaan]

[Alamat Perusahaan]

Subjek: Permohonan Cuti Kerja

Kepada Yth. [Nama Atasan],

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: [Nama Lengkap]

Jabatan: [Jabatan]

NIP/ID Karyawan: [Nomor Induk Pegawai jika ada]

Dengan ini mengajukan permohonan cuti kerja selama [jumlah hari] mulai dari [tanggal mulai] hingga [tanggal berakhir] karena [sebutkan alasan cuti secara singkat dan jelas, misalnya sakit, urusan keluarga, atau keperluan lainnya].

Saya berjanji akan menyelesaikan tugas-tugas saya sebelum cuti dan memastikan bahwa pekerjaan saya tetap berjalan lancar selama saya tidak ada. [Jika ada, sebutkan rekan kerja yang akan membantu atau mengambil alih tugas sementara.]

Saya berharap permohonan cuti ini dapat disetujui. Jika ada yang perlu dibahas lebih lanjut, saya siap untuk berdiskusi.

Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Nama Lengkap]

[Jabatan]

[Nomor Telepon/Email jika diperlukan]

2. Surat Izin Cuti Kerja Sakit

[Tanggal Penulisan]

[Nama Atasan]

[Jabatan Atasan]

[Nama Perusahaan]

[Alamat Perusahaan]

Subjek: Permohonan Izin Cuti Sakit

Kepada Yth. [Nama Atasan],

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: [Nama Lengkap]

Jabatan: [Jabatan]

NIP/ID Karyawan: [Nomor Induk Pegawai jika ada]

Dengan ini mengajukan permohonan izin cuti sakit selama [jumlah hari] mulai dari [tanggal mulai] hingga [tanggal berakhir]. Saya mengalami [sebutkan penyakit atau gejala secara singkat, jika nyaman untuk dibagikan] dan telah memeriksakan diri ke dokter. Sebagai bukti, saya lampirkan surat keterangan sakit dari dokter yang menyatakan bahwa saya perlu istirahat selama waktu tersebut.

Jika diperlukan, saya dapat dihubungi melalui [nomor telepon/email] untuk hal-hal yang mendesak. Saya berharap permohonan cuti ini dapat disetujui. Terima kasih atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu.

Hormat saya,

[Nama Lengkap]

[Jabatan]

[Nomor Telepon/Email jika diperlukan]

Lampiran: Surat Keterangan Sakit dari Dokter

3. Surat Izin Cuti Kerja karena Menikah

[Tanggal Penulisan]

[Nama Atasan]

[Jabatan Atasan]

[Nama Perusahaan]

[Alamat Perusahaan]

Subjek: Permohonan Izin Cuti Menikah

Kepada Yth. [Nama Atasan],

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: [Nama Lengkap]

Jabatan: [Jabatan]

NIP/ID Karyawan: [Nomor Induk Pegawai jika ada]

Dengan ini mengajukan permohonan izin cuti menikah selama [jumlah hari] (aturannya hanya berlangsung 3 hari) mulai dari [tanggal mulai] hingga [tanggal berakhir]. Saya akan melangsungkan pernikahan pada tanggal [tanggal pernikahan] dan memerlukan waktu untuk persiapan serta pemulihan setelah acara tersebut.

Saya berkomitmen untuk menyelesaikan semua tugas yang ada sebelum cuti dan telah berkoordinasi dengan rekan kerja [nama rekan kerja jika ada] untuk memastikan kelancaran pekerjaan selama saya tidak ada. Jika ada hal-hal mendesak yang perlu dibicarakan, saya dapat dihubungi melalui [nomor telepon/email].

Saya berharap permohonan cuti ini dapat disetujui. Terima kasih atas perhatian dan dukungan Bapak/Ibu.

Hormat saya,

[Nama Lengkap]

[Jabatan]

[Nomor Telepon/Email jika diperlukan]

4. Surat Cuti Hamil & Melahirkan

[Tanggal Penulisan]

[Nama Atasan]

[Jabatan Atasan]

[Nama Perusahaan]

[Alamat Perusahaan]

Subjek: Permohonan Izin Cuti Melahirkan

Kepada Yth. [Nama Atasan],

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: [Nama Lengkap]

Jabatan: [Jabatan]

NIP/ID Karyawan: [Nomor Induk Pegawai jika ada]

Dengan ini mengajukan permohonan izin cuti melahirkan selama [jumlah hari] mulai dari [tanggal mulai] hingga [tanggal berakhir]. Sesuai dengan perhitungan, saya diperkirakan akan melahirkan pada tanggal [tanggal perkiraan melahirkan], sehingga saya memerlukan waktu untuk pemulihan dan menyesuaikan diri dengan kehadiran bayi saya.

Saya akan memastikan untuk menyelesaikan semua tugas yang ada sebelum cuti dan menyerahkan tanggung jawab kepada rekan kerja yang telah saya tunjuk. Jika ada hal-hal mendesak yang perlu dibicarakan, saya akan tetap dapat dihubungi melalui [nomor telepon/email].

Saya berharap permohonan cuti ini dapat disetujui. Terima kasih atas perhatian dan dukungan Bapak/Ibu.

Hormat saya,

[Nama Lengkap]

[Jabatan]

[Nomor Telepon/Email jika diperlukan]

5. Surat Izin Cuti Kerja dalam Bahasa Inggris

[Date]

[Manager’s Name]

[Manager’s Job Title]

[Company Name]

[Company Address]

Subject: Request for Annual Leave

Dear [Manager’s Name],

I hope this message finds you well. I am writing to formally request annual leave from [start date] to [end date] for a vacation. I have ensured that my workload is manageable and will complete all necessary tasks before my departure.

During my absence, I have arranged for [Colleague’s Name] to oversee my responsibilities, and I will be available via email for any urgent matters.

I appreciate your consideration of my request and look forward to your approval.

Thank you very much.

Sincerely,

[Your Name]

[Your Job Title]

[Your Employee ID]

[Your Contact Information]

Baca juga: SKB 3 Menteri Umumkan Libur Nasional & Cuti Bersama 2025, Cek Kalendernya!

Selain tips dan contoh surat izin cuti kerja, mau bahas apa lagi, nih? Yuk gabung Girls Beyond Circle untuk diskusi seputar dunia kerja lainnya!