Fresh Graduate Wajib Tahu! Ini yang Perlu Kamu Ketahui Tentang Performance Appraisal di Dunia Kerja

Pernah dengar istilah performance appraisal? Sederhananya, ini adalah cara perusahaan menilai kinerja karyawannya. 

Kalau jumlah karyawan cuma sedikit, mungkin masih bisa dipantau satu per satu. Tapi kalau sudah ratusan atau bahkan ribuan, gimana caranya? Nah, di sinilah performance appraisal jadi penting! 

Yuk, simak penjelasan lengkapnya, mulai dari pengertian, tujuan, hingga cara menilainya!

Baca juga:  20+ Istilah Dalam Dunia Kerja yang Wajib Diketahui Fresh Graduate! 

Apa itu Performance Appraisal?

Performance appraisal (penilaian kinerja) adalah proses evaluasi yang dilakukan perusahaan untuk menilai kinerja karyawan dalam periode tertentu. 

Penilaian ini dilakukan secara sistematis berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan, seperti sikap kerja, etika, kehadiran, serta penguasaan tugas dan tanggung jawab.

Biasanya, performance appraisal dilakukan oleh atasan atau manajer, baik secara tahunan, setengah tahunan, maupun per kuartal. 

Tujuan Performance Appraisal

Menurut AIHR Academy to Innovate HR, berikut adalah beberapa tujuan utama dari penilaian kinerja adalah:

1. Mengidentifikasi Area yang Perlu Ditingkatkan

Melalui penilaian kinerja, perusahaan bisa mengetahui area mana saja yang perlu perbaikan untuk setiap karyawan. 

Misalnya, seorang karyawan mungkin membutuhkan keterampilan tambahan yang dapat diperoleh melalui pelatihan atau mungkin membutuhkan peralatan atau software yang lebih canggih untuk meningkatkan efisiensi kerjanya.

2. Menemukan Kekuatan dan Peluang untuk Perbaikan di Tingkat Departemen

Tak hanya karyawan yang dinilai, tetapi performance appraisal juga membantu melihat kebutuhan pada level departemen atau perusahaan secara keseluruhan. 

Apakah ada kekurangan staf, peralatan, atau anggaran yang membatasi kinerja departemen? Mengetahui ini bisa membantu membuat keputusan strategis untuk perbaikan.

3. Menentukan Pembagian Hadiah, Promosi, dan Sumber Daya

Salah satu tujuan utama dari penilaian kinerja adalah untuk mengidentifikasi karyawan yang paling layak untuk mendapatkan penghargaan, promosi, atau bonus. 

Selain itu, hasil penilaian juga memberi wawasan tentang bagaimana sumber daya perusahaan dapat dialokasikan dengan lebih efektif, seperti pelatihan atau anggaran tambahan.

4. Mendapatkan Dokumentasi tentang Kinerja Karyawan

Keputusan tentang promosi, tindakan disipliner, atau pemecatan sering kali sulit diambil. 

Dengan adanya penilaian kinerja yang terstruktur, perusahaan memiliki dokumentasi yang jelas dan objektif untuk mendasari keputusan tersebut, mengurangi potensi konflik di masa depan.

5. Menetapkan Tujuan Kinerja untuk Masa Depan

Dengan memahami pencapaian saat ini, perusahaan dapat menentukan tujuan kinerja yang lebih tinggi untuk masa depan.

Penilaian kinerja memberikan gambaran tentang seberapa cepat perusahaan dapat berkembang dan target apa yang realistis untuk dicapai dalam periode berikutnya.

Baca juga: 6 Cara Riset Perusahaan Agar Tak Terjebak di Kantor yang Salah 

Bagaimana Alur Kerja Performance Appraisal?

Sumber foto: Pexels

Proses performance appraisal biasanya dirancang oleh tim HR dan manajemen perusahaan agar lebih terstruktur dan objektif. 

Evaluasi ini dilakukan secara berkala, bisa tahunan, setengah tahunan, atau bahkan per kuartal, tergantung kebijakan perusahaan.

Menurut Indeed, berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Penentuan Kriteria & Jadwal

Sebelum evaluasi dilakukan, perusahaan menetapkan standar kinerja serta jadwal penilaian yang akan digunakan sebagai acuan.

2. Proses Penilaian

Manajer atau atasan langsung akan menilai karyawan berdasarkan berbagai aspek, seperti pencapaian target, keahlian, sikap kerja, dan kontribusi terhadap perusahaan. Beberapa perusahaan juga melibatkan rekan kerja dalam proses ini (peer review).

3. Pemberian Umpan Balik

Setelah penilaian selesai, karyawan akan mendapatkan masukan terkait kinerja mereka. Jika hasilnya positif, bisa berupa apresiasi atau bahkan insentif seperti bonus dan kenaikan gaji.

4. Penyusunan Rencana Pengembangan

Jika ada kekurangan dalam kinerja karyawan, perusahaan akan membantu dengan menyusun rencana perbaikan, seperti pelatihan atau mentoring, agar karyawan bisa berkembang lebih baik.

Baca juga: Apa itu Exit Interview? Ketahui Pertanyaan dan Cara Jawabnya, Yuk! 

Tipe-Tipe Performance Appraisal di Setiap Perusahaan

Bagi kamu yang penasaran bagaimana cara menilainya, ada beberapa tipe performance appraisal yang bisa digunakan perusahaan, masing-masing dengan pendekatan dan tujuan yang berbeda. 

Berikut adalah beberapa tipe yang umum digunakan:

1. Self-Appraisal

Pada tipe ini, karyawan melakukan evaluasi terhadap kinerjanya sendiri. Mereka akan mencatat kekuatan dan kelemahan, serta pencapaian yang sudah diraih, seperti target yang berhasil dipenuhi. 

Biasanya, setelah pengisian formulir self-assessment, manajer akan mengadakan pertemuan satu lawan satu untuk mendiskusikan hasil evaluasi tersebut.

2. Peer Reviews

Peer reviews melibatkan rekan kerja untuk menilai kinerja seorang karyawan. Tipe ini bermanfaat untuk menilai sejauh mana karyawan bekerja sama dalam tim dan kontribusinya terhadap pekerjaan kelompok. Evaluasi ini biasanya dilakukan oleh rekan kerja yang bekerja lebih dekat dan memahami keterampilan serta sikap karyawan tersebut.

3. 360-Degree Feedback

Tipe ini melibatkan masukan dari berbagai pihak, seperti diri sendiri, atasan, dan rekan kerja. Tujuannya adalah untuk mendapatkan gambaran yang lebih komprehensif tentang kinerja karyawan dari berbagai sudut pandang.

4. Negotiated Appraisal

Dalam tipe ini, seorang mediator ikut serta dalam proses evaluasi untuk mengurangi ketegangan antara karyawan dan manajer. 

Mediator akan memastikan bahwa penilaian dimulai dengan pujian atas apa yang sudah dilakukan dengan baik sebelum memberikan kritik. Pendekatan ini sangat berguna saat ada konflik atau ketidaksepakatan antara karyawan dan atasan.

5. Management by Objective (MBO)

Pada MBO, manajer dan karyawan bekerja sama untuk menetapkan tujuan yang ingin dicapai. Setelah tujuan ditetapkan, keduanya akan mendiskusikan langkah-langkah yang perlu diambil untuk mencapai tujuan tersebut. 

Ketika waktu evaluasi tiba, manajer menilai apakah karyawan berhasil mencapai tujuannya, dan kadang memberikan insentif sebagai bentuk apresiasi.

6. Assessment Center Method

Metode ini melibatkan penilaian terhadap karyawan melalui simulasi dan peran-peran yang menggambarkan situasi kerja nyata.

Tipe ini dirancang untuk melihat bagaimana karyawan berperilaku dan berinteraksi dalam berbagai skenario, membantu mereka memahami bagaimana orang lain memandang kinerja mereka.

7. Customer or Client Reviews

Tipe ini mengumpulkan umpan balik (feedback) dari pelanggan atau klien yang berinteraksi langsung dengan karyawan. 

Tujuannya adalah untuk mengetahui bagaimana karyawan memengaruhi pengalaman pelanggan dan untuk memperbaiki interaksi di masa depan.

8. Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS)

BARS menggunakan contoh perilaku yang telah ditetapkan sebagai acuan untuk menilai kinerja karyawan. 

Setiap contoh perilaku ini diberi nilai untuk mengumpulkan data kualitatif dan kuantitatif, yang membantu manajer mengevaluasi apakah karyawan memenuhi standar yang telah ditentukan untuk perannya.

Catatan: 

Setiap tipe memiliki tujuan dan cara penilaian yang berbeda, namun semuanya bertujuan untuk memberikan gambaran yang jelas tentang kinerja karyawan dan membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan yang lebih baik.

Apa Saja yang Dinilai Saat Penentuan Performance Appraisal?

Berikut adalah beberapa aspek yang biasanya dinilai dalam performance appraisal untuk menilai kinerja karyawan:

• Produktivitas: Menilai seberapa efektif karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan target yang telah ditetapkan. Ini mencakup jumlah tugas yang diselesaikan dan efisiensi dalam bekerja.
• Kualitas Kerja: Menilai akurasi, ketelitian, dan kesesuaian hasil kerja dengan standar yang ditetapkan oleh perusahaan.
• Inisiatif dan Proaktif: Menilai sejauh mana karyawan mengambil inisiatif dalam pekerjaan, berani mengusulkan ide baru, dan mencari solusi secara mandiri tanpa menunggu arahan.
• Kerja Sama Tim: Menilai kemampuan karyawan dalam berkolaborasi, mendukung rekan kerja, serta berkontribusi dalam proyek tim secara efektif.
• Kemampuan Problem-Solving: Menilai bagaimana karyawan menangani masalah atau tantangan, termasuk kemampuan berpikir kreatif dan analitis dalam mengambil keputusan.

Contoh Performance Appraisal

Performance appraisal sering kali diibaratkan seperti “rapot” di sekolah, namun dalam dunia kerja, hasil penilaian ini biasanya disampaikan melalui email atau dokumen resmi, tergantung kebijakan perusahaan. 

Dikutip dari AIHR Academy to Innovate HR, berikut ini beberapa contoh penilaian positif dan negatif yang dapat ditemukan dalam penilaian kinerja:

1. Keterampilan Punctuality (Tepat Waktu)

• Positif: Karyawan selalu datang tepat waktu, menyelesaikan semua proyek sesuai tenggat waktu, dan hadir dalam setiap pertemuan dengan disiplin.
• Negatif: Karyawan sering terlambat datang ke kantor dan sering melewati tenggat waktu proyek yang telah ditentukan.

2. Akuntabilitas (Tanggung Jawab)

• Positif: Karyawan selalu mengambil tanggung jawab atas hasil kerja mereka, baik positif maupun negatif, dan berusaha mencari solusi terbaik.
• Negatif: Karyawan sering menghindari tanggung jawab dan cenderung menyalahkan orang lain atas kesalahan atau kegagalan yang terjadi.

3. Komunikasi

• Positif: Karyawan memiliki keterampilan komunikasi yang sangat baik, selalu memastikan semua orang paham sebelum mengakhiri percakapan.
• Negatif: Karyawan sering mengalami kesulitan dalam berkomunikasi, baik dengan rekan kerja maupun pelanggan, yang sering kali menyebabkan kebingungan atau miskomunikasi.

Catatan:

Dalam memberikan feedback, penting bagi manajer untuk mengaitkan penilaian dengan contoh konkret dan pola perilaku yang memang konsisten dari karyawan yang dinilai. 

Joanna Kemper, leadership growth coach mengatakan, performance appraisal enggak berisi kejutan (hal-hal atau informasi yang enggak diharapkan atau enggak diketahui sebelumnya oleh karyawan terkait dengan penilaian kinerja mereka), melainkan merupakan hasil dari percakapan yang berkelanjutan selama tahun berjalan.

Baca juga: Pertama Kali Masuk Kerja? Pahami Tentang Status, Asuransi, Pajak, dan Lainnya!

 Mau tahu istilah dalam dunia kerja lainnya? Jangan lupa gabung Girls Beyond Circle sekarang!