One-on-One Meeting: Manfaat hingga Cara Melakukannya dengan Tepat

Pernah dengar istilah one-on-one meeting? Mungkin terdengar agak asing atau malah bikin deg-degan, ya? Padahal, ini adalah pertemuan satu lawan satu yang bertujuan untuk membahas berbagai hal terkait pekerjaan. 

Meski terkesan formal, sebenarnya pertemuan ini jauh dari suasana wawancara yang menegangkan. 

Justru, one-on-one meeting bisa jadi kunci untuk meningkatkan produktivitas dan komunikasi di tempat kerja. 

Penasaran lebih lanjut? Yuk, simak penjelasannya di bawah ini!

Baca juga: Tak Perlu Panik, Ini 6 Cara Memimpin Rapat Pertama Kali Agar Lebih Efektif!

Mengenal One-on-One Meeting

One-on-one meeting atau ditulis juga ‘1:1 meeting/ 1 on 1’ adalah pertemuan yang dilakukan antara dua orang, seperti antara seorang manajer dengan anggota timnya, atau bisa juga antara rekan, coach, atau mentor. 

Meskipun terdengar sederhana, pertemuan ini memiliki manfaat besar dalam menjaga keterhubungan karyawan dengan tujuan mereka serta makna pekerjaan yang dilakukan.

Banyak orang menyukai perasaan dihargai dan didengar, dan di sinilah one-on-one meeting dibuat. 

Pertemuan ini tidak hanya membantu karyawan tetap terlibat dan produktif, tetapi juga membangun hubungan lebih dekat antara manajer dan tim, serta menunjukkan bahwa perusahaan peduli dan menghargai karyawan mereka. 

One-on-One meeting ini biasanya dilakukan secara rutin setiap minggu, namun tergantung perusahaan masing-masing. 

Mengapa One-on-One Meeting Penting Dilakukan?

Ada beberapa hal yang mendorong 1:1 meeting bermanfaat untuk dilakukan, yaitu:

• Meningkatkan Semangat Kerja: One-on-one meeting memberikan kesempatan kepada karyawan untuk merasa dihargai dan diakui, yang dapat meningkatkan moral dan semangat kerja mereka.
• Meningkatkan Produktivitas: Pertemuan ini membuat komunikasi lebih efisien dan mengurangi waktu yang terbuang, sehingga produktivitas tim meningkat.
• Memperkuat Kerja Sama Tim: Dengan pertemuan rutin, hubungan antar karyawan semakin erat, dan kerjasama tim pun menjadi lebih solid.
• Meningkatkan Keterlibatan Karyawan: One-on-one meeting membantu membangun rasa percaya, loyalitas, dan keterlibatan karyawan, membuat mereka merasa lebih dihargai.
• Mendorong Komunikasi Terbuka: Pertemuan ini menciptakan ruang antara dua individu untuk membuat percakapan yang jujur, transparan dan bebas.
• Memberikan Feedback yang Bermakna: Karyawan dapat menerima umpan balik yang lebih jelas dan spesifik, sehingga mereka tahu area yang perlu diperbaiki dan terus berkembang.
• Pemantauan Tujuan yang Berkelanjutan: One-on-one meeting memungkinkan manajer untuk mengevaluasi kemajuan karyawan terhadap tujuan yang telah ditetapkan, serta menyusun langkah selanjutnya.
• Deteksi Masalah Sejak Dini: Dengan adanya pertemuan ini, manajer dapat mendeteksi masalah lebih awal dan menyelesaikannya sebelum berkembang menjadi konflik besar.
• Meningkatkan Keterhubungan untuk Tim Remote: Bagi karyawan yang bekerja jarak jauh, pertemuan ini membantu mereka merasa lebih terhubung dan terlibat dengan tim dan perusahaan.

Baca juga: Coba Metode Time Blocking Agar Tak Kewalahan Kerjain Tugas, Gini Caranya!

Topik yang Dibahas Selama One-on-One Meeting

Topik apa saja yang bisa dibicarakan saat one on one meeting? Berdasarkan Leapsome, ada beberapa topik yang sebaiknya dibahas, antara lain:

1. Tujuan & OKR

Salah satu topik utama yang dibahas dalam pertemuan satu lawan satu adalah tujuan individu dan OKR (Objectives and Key Results).

Manajer dan karyawan dapat berdiskusi tentang progres yang telah dibuat, serta menyesuaikan langkah-langkah jika diperlukan. 

Sesi ini juga merupakan kesempatan untuk menunjukkan bagaimana pekerjaan individu berkontribusi terhadap tujuan besar perusahaan.

2. Memberikan Feedback

One-on-one meeting merupakan kesempatan yang sangat baik untuk pertukaran feedback.

Selain memberikan masukan tentang kinerja, manajer juga dapat meminta karyawan untuk memberi tahu bagaimana mereka bisa lebih didukung dalam pekerjaan mereka, serta bagaimana tim dan budaya perusahaan dapat ditingkatkan.

3. Pengembangan Diri

Selama pertemuan ini, manajer bisa menggali lebih dalam mengenai aspirasi karier karyawan dan membantu mereka merencanakan langkah-langkah pengembangan yang dibutuhkan.

Baik itu mengenai peluang pelatihan atau peralihan karier, diskusi ini membantu karyawan untuk terus berkembang dalam pekerjaan mereka.

4. Apresiasi & Rewards

One-on-one meeting adalah waktu yang tepat bagi manajer untuk memberikan pengakuan atas kontribusi karyawan mereka. 

Meskipun pujian di depan publik itu penting, penelitian menunjukkan bahwa penghargaan yang lebih efektif adalah yang diberikan secara pribadi dan spesifik, memberikan contoh langsung tentang apa yang perlu terus dilakukan karyawan.

Peran Manajer Selama One-on-One Meeting Agar Efektif

Berdasarkan Qualtrics, ada tiga tantangan manajer saat menghadapi 1:1 meeting, yaitu:

• 34% memastikan mereka memberikan nilai pada bawahan mereka.
• 22% membuat bawahan mereka berkontribusi pada agenda.
• 17% membuat percakapan lebih bermakna.

Searah seperti yang ditulis dalam Hypercontext, dalam artikel tersebut dituliskan agar pertemuan ini efektif, seorang manajer harus menciptakan tiga hal penting antara lain:

• Rasa aman psikologis: Karyawan perlu merasa nyaman untuk berbicara jujur tanpa takut dihakimi atau menghadapi konsekuensi buruk.
• Pertemuan bermakna: Karyawan harus merasa bahwa pertemuan ini memberikan nilai bagi mereka, seperti mendapat solusi atas masalah, feedback yang membantu perkembangan, atau pengakuan atas usaha mereka.
• Tidak membebankan anggota: Karyawan tidak perlu terlalu repot atau merasa terbebani untuk mempersiapkan atau mengikuti pertemuan. 

Dengan memastikan ketiga hal ini, manajer dapat menciptakan one-on-one meeting yang tidak hanya efektif, tetapi juga membangun hubungan kerja yang lebih sehat dan meningkatkan keterlibatan serta perkembangan tim.

Baca juga: Kuasai 6 Soft Skill yang Berguna Ini di Tempat Kerja Guna Tingkatkan ‘Value’ Kamu!

Peran Anggota Selama One-on-One Meeting Agar Efektif

Selama pertemuan one-on-one, anggota harus memanfaatkan waktu ini sebaik mungkin. Menurut survei dalam Hypercontext, beberapa tantangan yang sering dihadapi karyawan dalam pertemuan ini adalah 

• 34% kesulitan untuk berbicara bermakna.
• 26% memastikan anggota memberikan nilai bagi manajer.
• 16 mengatur waktu untuk pertemuan tersebut. 

Agar pertemuan ini lebih efektif, karyawan perlu menetapkan ekspektasi dengan manajer mereka. Hal ini bisa dilakukan dengan:

• Mengingatkan manajer bahwa pertemuan ini adalah waktu mereka bersama, di mana keduanya bertanggung jawab untuk menyiapkan agenda dan membahasnya dengan baik. Salah satu cara yang baik adalah dengan menambahkan deskripsi dan tujuan pertemuan dalam undangan kalender atau dokumen agenda. 
• Karyawan harus proaktif dalam menentukan topik yang ingin dibahas, terutama jika ada hambatan yang dihadapi. Pastikan untuk memberi manajer waktu yang cukup untuk mempersiapkan diri sebelum pertemuan, dan gunakan waktu ini untuk membicarakan hal-hal penting, termasuk jika ada keinginan untuk mendapatkan promosi atau perkembangan karir. 

Dengan demikian, one-on-one meeting menjadi waktu yang sangat berharga bagi anggota tim untuk mengungkapkan aspirasi dan mendapatkan perhatian penuh dari manajer.

Penasaran Apakah One-on-One Meeting Berjalan Efektif?

Untuk mengetahui apakah one-on-one meeting berjalan efektif, baik bagi karyawan maupun manajer, ada beberapa indikator yang bisa dilihat dari kedua belah pihak.

Bagi karyawan, salah satu tanda pertemuan itu efektif adalah perasaan didengar dan dihargai. 

Jika mereka merasa nyaman untuk berbicara terbuka, mengungkapkan tantangan yang dihadapi, serta mendapatkan feedback yang baik, maka pertemuan tersebut dapat dianggap berhasil. 

Karyawan juga harus merasa pertemuan ini memberikan nilai tambah, baik dalam hal pengembangan diri atau pemecahan masalah. 

Jika karyawan merasa jelas tentang langkah-langkah berikutnya dan bagaimana peran mereka berkontribusi terhadap tujuan tim atau perusahaan, itu juga menunjukkan bahwa meeting tersebut efektif.

Bagi manajer, pertemuan yang efektif ditandai dengan komunikasi yang terbuka dan produktif. 

Manajer harus mampu memberikan feedback yang jelas, baik yang positif maupun yang membangun. 

Jika manajer merasa bahwa percakapan itu mengarah pada solusi, perbaikan kinerja, atau penyelarasan tujuan yang lebih baik, maka pertemuan tersebut bisa dianggap berhasil. 

Manajer juga harus merasa bahwa karyawan tidak hanya menerima arahan, tetapi juga aktif berpartisipasi, memberikan masukan, dan mengungkapkan tantangan yang dihadapi.

Baca juga: Kerja Keras dan Kerja Cerdas, Mana yang Lebih Baik?

Gabung Girls Beyond Circle untuk dapatkan informasi menarik lainnya seputar dunia profesional!

Cover: Pexels