Coba Metode Time Blocking Agar Tak Kewalahan Kerjain Tugas, Gini Caranya!

Buat kamu yang sering merasa kewalahan dengan tugas-tugas yang menumpuk, metode time blocking bisa jadi solusi yang pas! 

Metode ini membantu kamu membagi waktu secara lebih efektif, sehingga fokus kamu bisa terarah dan pekerjaan terasa lebih ringan. 

Dengan time blocking, kamu bisa mengatur berbagai tugas dan kegiatan tanpa merasa terbebani atau stres. 

Yuk, kita bahas lebih lanjut tentang apa itu time blocking dan bagaimana cara menerapkannya biar aktivitas sehari-hari jadi lebih teratur!

Baca juga: Rahasia Metode Belajar Ala Pelajar Korea, Berani Coba?

Apa itu Metode Time Blocking?

Time blocking adalah teknik manajemen waktu dengan cara menjadwalkan setiap bagian tugas harianmu secara detail. 

Dengan metode ini, kamu bisa membagi waktu menjadi slot-slot tertentu yang sudah dialokasikan untuk tugas spesifik. 

Contohnya, kamu bisa menjadwalkan waktu dari jam 13.00 hingga 13.30 untuk memeriksa email, jam 13.30 sampai 16.00 untuk fokus mengerjakan proyek, dan jam 16.00 hingga 16.30 untuk istirahat.

Metode ini sangat cocok bagi kamu yang sering menunda pekerjaan, kesulitan multitasking, atau merasa kurang disiplin. 

Dengan membagi tugas-tugas dalam slot waktu, kamu akan terdorong untuk tetap produktif dan fokus pada satu aktivitas dalam satu waktu. 

Hasilnya, pekerjaan terasa lebih terstruktur dan mengurangi rasa kewalahan.

Kenapa Harus Menggunakan Metode Time Blocking?

Kadang, melihat tugas besar bisa menambah beban pikiran kita, apalagi kalau ada banyak pekerjaan lain yang menunggu. 

Dengan metode time blocking, kamu bisa menetapkan waktu khusus untuk memulai dan menyelesaikan tugas, sehingga mengurangi rasa cemas di awal. 

Ketika pekerjaan terasa lebih terorganisir, akan lebih mudah untuk memulai dan memenuhi tenggat waktu, ini juga akan membuat kamu lebih produktif.

Time blocking bisa membuat kamu lebih sadar akan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas. 

Semakin sering kamu menerapkannya, semakin akurat perencanaan waktumu, ini juga akan membantu kamu dan tim merencanakan waktu mereka dengan lebih adil dan realistis. 

Tak hanya itu, kamu juga dapat lebih fokus mengerjakan hal-hal yang prioritas, sementara tugas yang kurang mendesak tetap terkendali. 

Ketika tenggat waktu sudah ditentukan, kamu akan terdorong untuk lebih cepat menyelesaikan pekerjaan tanpa tergoda untuk menunda-nunda. 

Hasilnya, time blocking dapat meningkatkan kualitas kerja dan menyelesaikan tugas dengan lebih baik. Selain itu, metode ini juga membantu menjaga suasana hati tetap positif di akhir hari karena kamu tidak merasa terburu-buru atau kewalahan.

Baca juga: Manajemen Waktu Jadi Lebih Efisien, Inilah 10 Teknik Time Management yang Kamu Wajib Tahu!

Cara Menerapkan Metode Time Blocking

Metode time blocking adalah cara efektif untuk mengelola waktu dan meningkatkan produktivitas. 

Berdasarkan Meister Ask, berikut adalah langkah-langkah yang bisa kamu ikuti untuk menerapkannya:

Langkah 1: Buat Daftar Tugas

Mulailah dengan mencatat semua tugas yang perlu kamu selesaikan dalam sehari. 

Buat daftar yang mencakup berbagai kegiatan, seperti rapat, mengerjakan proyek, menghadiri webinar, bahkan waktu untuk istirahat atau olahraga. 

Dengan cara ini, kamu akan mendapatkan gambaran yang jelas tentang apa yang harus dilakukan.

Kamu bisa membuat daftar tugas di buku catatan atau lebih efektif di aplikasi manajemen waktu, seperti Google Calendar, Trello, Rescue Time, atau Google Sheet yang kamu bikin sendiri.

Langkah 2: Prioritaskan Tugas dari yang Urgensi

Setelah memiliki daftar tugas, identifikasi mana yang paling penting dan mendesak. 

Tidak semua tugas memiliki tingkat urgensi yang sama, jadi penting untuk memprioritaskan agar kamu bisa fokus pada hal-hal yang benar-benar membutuhkan perhatian segera.

Langkah 3: Tetapkan Perkiraan Waktu untuk Setiap Tugas

Salah satu kunci dalam time blocking adalah memperkirakan berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas. 

Banyak orang yang meremehkan waktu yang dibutuhkan, jadi cobalah untuk jujur dengan diri sendiri dan sesuaikan estimasi berdasarkan pengalaman sebelumnya.

Langkah 4: Blokir Waktu di Kalender

Setelah mengetahui tugas dan estimasi waktunya, saatnya untuk menjadwalkan di kalender. 

Buat blok waktu khusus untuk setiap tugas dan masukkan ke dalam kalendermu. 

Jika memungkinkan, buat kalender ini publik di lingkungan kerjamu, sehingga rekan-rekanmu bisa melihat kapan kamu tersedia atau tidak, dan dapat merencanakan rapat atau permintaan dengan lebih baik.

Apabila tidak ada ruang untuk itu, tak masalah untuk mengkomunikasikannya ke rekan kerja bahwa kamu tersedia di waktu tertentu untuk urusan A atau B.

Langkah 5: Fokus & Sesuaikan dengan Rencana

Fokuslah untuk mengerjakan semua tugasmu yang telah disusun. Hindari membuka tab tugas lain yang seharusnya dikerjakan di slot waktu tertentu. 

Bila perlu, matikan ponsel kamu agar tidak ter-distract yang pada akhirnya menghambat tugas yang sedang dikerjakan.

Catatan: 

Di akhir setiap hari kerja, penting untuk mengevaluasi tugas-tugas yang belum selesai dan memperhatikan tugas-tugas baru yang muncul. Dengan cara ini, kamu bisa menyesuaikan blok waktu yang telah dibuat untuk sisa minggu tersebut.

Juga, penting untuk bersikap fleksibel, beberapa rapat mendadak mungkin terjadi selama kamu bekerja. Penting untuk menjadwalkan ulang hal-hal yang kamu anggap perlu.

Metode Time Blocking Berlaku untuk Siapa Saja?

Metode time blocking bisa diterapkan oleh siapa saja, entah itu seorang pekerja jarak jauh, mahasiswa yang aktif, atau ibu rumah tangga yang sibuk, atau bahkan ketiga-tiganya! 

Metode ini sangat fleksibel, sehingga setiap orang bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan dan prioritas mereka masing-masing

Misalnya, pekerja jarak jauh bisa memanfaatkan metode ini untuk mengatur waktu kerja dan istirahat dengan lebih teratur, sementara mahasiswa dapat membagi waktu untuk belajar, tugas, dan kegiatan lainnya.

Bahkan, ibu rumah tangga dapat menggunakan teknik ini untuk mengatur waktu untuk memasak, berbelanja, dan mengurus anak. 

Dengan time blocking, semua orang bisa menemukan cara yang tepat untuk meningkatkan produktivitas dan mengelola waktu dengan lebih baik, sehingga membuat aktivitas sehari-hari menjadi lebih teratur dan menyenangkan.

Namun, di sisi lain time blocking juga bergantung pada profesi dan gaya kerja kamu. Beberapa profesi mungkin memiliki pekerjaan yang sangat fleksibel dan tugas tidak terduga, seperti customer service, reporter, teller, atau seorang yang bekerja di pabrik. 

Baca juga: 4 Cara Meningkatkan Produktivitas dan Motivasi dalam Bekerja

Kesalahan Time Blocking yang Membuat Metode Ini Tidak Efektif

Metode time blocking bisa menjadi alat yang sangat berguna untuk meningkatkan produktivitas. Namun, beberapa kesalahan bisa membuatnya kurang efektif. Berikut adalah kesalahan-kesalahan yang perlu dihindari:

• Perencanaan yang Tidak Realistis: Seringkali, kita salah menilai kemampuan diri sendiri. Menganggap bisa menyelesaikan banyak tugas dalam waktu singkat dapat menyebabkan frustasi.
• Terlalu Kaku dengan Blok Waktu: Memaksakan diri untuk mengikuti jadwal yang telah ditetapkan tanpa fleksibilitas dapat menghambat produktivitas. Terkadang, kita perlu mengubah rencana sesuai situasi.
• Tidak Membuat “Penyangga” Antar Blok: Pekerjaan tak terduga seringkali muncul. Tanpa waktu cadangan antara blok, kita mungkin kesulitan menghadapi hal-hal yang tidak terduga.
• Menolak Kesempatan Tidak Terduga: Terkadang, peluang atau ide bagus muncul secara mendadak. Jika terlalu terpaku pada jadwal, kita bisa kehilangan kesempatan berharga.
• Lupa Memasukkan Waktu Istirahat: Mengabaikan waktu istirahat justru bisa merugikan. Istirahat yang cukup membantu menjaga fokus dan energi.
• Tidak Mengevaluasi Secara Berkala: Jika terus-menerus menggeser waktu untuk tugas tertentu, saatnya melakukan evaluasi. Sesuaikan jadwal jika beberapa tugas memerlukan waktu lebih lama dari yang direncanakan.

Catatan:

Ingatlah bahwa tujuan utama dari time blocking adalah untuk meningkatkan produktivitas dan pengaturan waktu, bukan menambah stres. Gunakan metode ini dengan fleksibel dan sesuaikan dengan kebutuhanmu agar lebih efektif.

Contoh Time Blocking 

Baca juga: 5 Rekomendasi Project Management Tools Gratis Agar Kolaborasi Tim Lebih Produktif dan Efektif!

Selain metode time blocking, manajemen waktu apa lagi nih yang ingin kamu ketahui? Gabung Girls Beyond Circle untuk lebih banyak insight menarik!

Cover: Pexels